Comment planifier des tâches pour le suivi de la demande?

Une fois les étapes 1 (Prospect) et 2 (Thème) de la demande terminées, vous accédez automatiquement à l'onglet Tâches où vous pouvez planifier des tâches de suivi et les assigner à un responsable de tâches.

Une liste de tâches spécifiques est disponible pour chaque département, à partir de laquelle vous pouvez sélectionner et planifier les tâches appropriées ou créer des tâches libres.

Première tâche automatique
Si la demande est enregistrée par une personne qui n'est pas le responsable de la demande, une première tâche pour le démarrage du suivi sera automatiquement programmée et assignée à ce responsable. Il recevra une notification par e-mail contenant un lien vers cette première tâche. De cette manière, aucune demande n'est plus perdue.
Le responsable de la demande peut désormais planifier des tâches de suivi en fonction de l'urgence de la demande et de la disponibilité. Il peut sélectionner la tâche appropriée dans la liste des suggestions de tâches.

De même, pour les demandes provenant d'un formulaire du site web Korian, une tâche initiale est automatiquement programmée avec une date d'exécution.

Suggestions de tâches
Vous sélectionnez la tâche dans la liste de suggestions qui est pertinente pour cette demande et vous la planifiez en l'assignant à vous-même ou à un collègue. Vous pouvez également planifier immédiatement toutes les tâches futures pertinentes avec la date d'exécution appropriée. Vous n'êtes pas obligé de suivre l'ordre de la liste de suggestions, mais vous pouvez planifier toutes les tâches de manière totalement flexible. Pour travailler rapidement, vous pouvez effectuer les ajustements nécessaires inline (dans la ligne de tâches), tant pour le responsable de la tâche que pour la date d'exécution. Pour ce faire, il n'est pas nécessaire d'ouvrir le détail de la tâche.
Planifier une tâche 'libre'
Si vous souhaitez planifier une tâche qui ne figure pas dans la liste des suggestions, cliquez sur "Ajouter une tâche", choisissez le type de tâche et la date d'exécution souhaitée, et saisissez une brève description de la tâche. Cette tâche 'libre' sera soigneusement répertoriée parmi les autres tâches, dans l'ordre chronologique.

Next best action

Dès que vous mettez une demande sur "liste d'attente", le système vous aide automatiquement à planifier un rappel. Décidez à qui vous attribuez cette tâche et à quelle date (dans 3 mois, dans 6 mois, ...).

Progression des tâches
Les notifications vous permettent, en tant que responsable de tâche, d'être informé de chaque tâche planifiée pour vous. Vous pouvez également suivre les tâches qui vous sont assignées via le widget des tâches sur l'écran Accueil.
Chaque fois vous terminez une tâche, vous l'enregistrez comme complétée. Ensuite, Cubigo vous guide pour sélectionner, assigner et planifier la tâche suivante.
Les tâches qui doivent encore être accomplies sont listées au-dessus de la ligne dans l'ordre chronologique. Toutes les tâches déjà complétées sont listées en dessous de la ligne.

Mise à jour du statut de la demande
Quel est le statut de la demande entre-temps ? Utilisez le rappel du système pour mettre à jour le statut de la demande (liste d'attente, contrat, clôturé, ...). Vous pouvez également modifier le statut de la demande en haut de l'en-tête de la section des tâches en ouvrant la liste.

Le suive d'une tâche première

Chaque demande rapide attend un suivi dans les 2 jours ouvrables, automatiquement programmé comme première tâche.  Ainsi, vous ne perdrez pas de vue cette opportunité !

Vous pouvez facilement changer le statut de la demande en "fermée pas de conversion" en ajoutant la raison. Pour les autres actions destinées à compléter la fiche ou la génération du contrat, vous devez d'abord compléter la demande.

Si vous ne travaillez pas à partir de la notification email mais à partir de l'aperçu de la demande, cliquez sur le lien bleu "1 tâche". Vous pouvez y cocher la première tâche de suivi et planifier de nouvelles tâches de suivi.

Voir le tutoriel vidéo du flux de travail des tâches.