Comment convertir un prospect en client dans ma résidence ?

Selon le principe du "one stop shop", tous les profils de prospects et de contacts créés à la demande de CLM Pipeline ont une relation avec la société mère/le siège social. Ils n'ont pas encore de relation avec votre résidence, ils n'y sont pas encore connus et vous ne trouverez donc pas ces personnes dans la gestion Utilisateurs de votre résidence.

À partir de CLM Pipeline, une fois la demande terminée avec succès (status fermé converti), vous pouvez convertir ces profils et les associer ainsi à votre résidence (en tant que résident et personne de contact).

Différents scénarios de conversion de profil sont possibles, selon le rôle du prospect et de la personne de contact et selon qu'ils ont déjà ou non une relation avec un autre résident.
En tenant compte du thème de la demande (maison de repos, résidence-service, etc.), ces scénarios de conversion de profil sont possibles :

• Convertir un profil de prospect en résident au sein de votre résidence (résident MRS ou d'une résidence-service)
• Convertir un profil de prospect en résident au sein de la résidence (résident MRS ou résident-service) tout en maintenant la relation avec la personne de contact (non professionnelle)
• Convertir un profil de prospect en résident de votre résidence (résident MRS ou résident-service) sans maintenir la relation avec une personne de contact (fournisseur de services professionnels)

Le prospect ou le contact ne peut être converti en votre résidence s'il/elle :

- n'a pas le rôle 'Contact' ou 'Prospect' OU
- est déjà connecté à un autre fournisseur/résidence dans votre réseau
Sous réserve des autorisations nécessaires, cette conversion peut être effectuée par un administrateur lié au siège social (corporate) à partir de la gestion des utilisateurs.

Comment procéder à la conversion ?

Utilisez les filtres et la fonction de recherche en haut de la liste des demandes en attente pour trouver la demande pour laquelle vous voulez convertir le profil du prospect.

À partir de la demande sélectionnée, sélectionnez l'action "Convertir le prospect" via le bouton d'action (tout à droite) pour lancer la conversion du profil. Cette action ne peut être effectuée qu'une fois par demande.

Suivez ensuite les étapes indiquées dans Cubigo pour assoocier le profil du prospect à partir de CLM Pipeline vers votre résidence. Cubigo vous explique quelle conversion est possible ; vous pouvez confirmer vous-même par Oui/Non pour l'effectuer comme décrit.

Voir l'exemple :

Une fois que cette conversion de profil a été effectuée à partir des demandes de Pipeline, cette action ne peut pas être répétée.

Cette personne est maintenant associéé activement à votre résidence en tant que résident. Si cette personne avait une relation personnelle en tant que personne de contact dans la demande, ce profil a également été transféré à votre résidence en tant que personne de contact. Vous pouvez trouver cela dans le profil du résident, voir l'onglet Relations.

Comment faire participer activement la personne de contact ?

Si vous souhaitez que la personne de contact participe activement à votre résidence via Cubigo, envoyez-lui un e-mail d'invitation afin qu'elle puisse activer son profil.
Vérifiez si vous avez enregistré l'adresse mail personnelle correcte dans le profil, initialement enregistrée à partir d'une demande CLM Pipeline.
Pour ce faire, trouvez le nom du contact dans la section Gestion des utilisateurs, sous Contact, et utilisez l'action "Envoyer une invitation".

Vos contacts peuvent désormais recevoir vos messages d'actualité via Cubigo, planifier des visites et bien plus encore.

Comment enrichir le profil du résident

Vous souhaitez connaître vos résidents aussi bien que possible ! Vous pouvez désormais actualiser au maximum le profil personnel du résident et l'enrichir d'informations pertinentes :

• Adresse et numéro de chambre (appartement) : voir Profil, onglet Personnel
• La date de d'emménagement : voir Profil, onglet Compte
• Intérêts : voir Profil, onglet Préférences
• Possibilités de visite : voir Profil, onglet Visites
• Intérêt et préférences: voir Profil, onglet Préférences

Pour conclure ce procès dans CLM Pipeline, vous devez également mettre à jour le statut de cette application. Si le contrat a été signé, changez le statut de la demande en "Fermé converti". De cette façon, cette demande et son suivi seront complétés.

Pour un plan concis étape par étape, veuillez vous référer au manuel ci-joint.

Regardez aussi notre vidéo sur CubigoTV: https://youtu.be/LUxOY5ZVy_4