Comment assurer le suivi des demandes transmises par le centre de contact externe ?

La ligne téléphonique générale de votre résidence est-elle commutée vers un centre de contact externe ou répond-elle au téléphone de la résidence après les heures de bureau ? Toutes les demandes commerciales concernant votre résidence seront transmises par ce partenaire directement dans Pipeline sous la forme d'une "demande rapide". Toutes les informations de contact sont sauvegardés de manière centralisée en tant que contacts. De cette façon, aucune opportunité ou contact n'est perdu !
Quelles données sont transmises ?
Depuis le centre de contact externe, un prestataire est toujours sélectionné ainsi que le thème (centre de soins résidentiels, résidences-services, ... services à domicile, ...). En outre, cette demande contient également certains champs obligatoires (nom, numéro de téléphone, ...) afin que vous puissiez rappeler le demandeur/prospect. Si l'agent du centre de contact a saisi un message sous forme de texte libre, vous pouvez le consulter via le champ de notes de l'étape "thème" lorsque vous complétez la demande. Dans le cas où l'agent du centre de contact ne peut pas sélectionner un fournisseur spécifique (résidence ou unité commerciale), cette demande est transmise avec la société mère comme fournisseur. Le suivi et le dispatching sont ensuite assurés de manière centralisée.

Comment puis-je récupérer ces demandes ?
La personne responsable au sein de votre résidence recevra automatiquement un rappel par e-mail pour ces demandes transmises par le centre de contact. Le lien figurant dans l'e-mail vous conduira automatiquement à la demande correspondante dans Cubigo.
En outre, vous pouvez trouver ces demandes dans la grille des demandes, telle qu'elle a été créée par "x IPG Callcenter". Vous pouvez trier la colonne "créé par" ou saisir le terme "IPG" dans le champ de recherche.

Et si le contact lui-même rappelle à votre domicile ?
Si le demandeur reprend contact avec votre résidence peu après, vous trouverez ses coordonnées dès le premier contact en effectuant une recherche sur le nom dans l'étape " Enregistrer une demande ".

Ouvrez ce profil pour continuer à travailler dessus :

Cliquez sur la ligne Demande rapide au bas de l'écran pour récupérer les informations de la demande rapide et les compléter dans une demande complète.
Vous pouvez également rechercher et récupérer cette demande dans la liste des demandes en effectuant une recherche par le nom de la personne qui a contacté le centre de contact externe.

Traitement continu
Le suivi de ces demandes est similaire au suivi des autres demandes de type "demande rapide" :
- cliquez sur la demande pour la compléter jusqu'à obtenir une demande complète (étape contact/thème/référent)
-si nécessaire, assigner une autre personne responsable du suivi via le bouton d'action à droite
-fermer la demande avec le statut "fermé sans intérêt" si le suivi téléphonique l'indique.
Pendant le moment de rappel, passez d'abord en revue les coordonnées telles qu'enregistrées par le partenaire externe, corrigez-les (si nécessaire) et complétez-les. Si possible, essayez d'inclure une adresse email personnelle !
Si le contact montre que la personne en question a une demande pour elle-même, cliquez sur le bouton bleu pour faire de cet ensemble de coordonnées le profil du prospect. Sinon, complétez d'abord le profil du contact, puis enregistrez tous les champs obligatoires nécessaires à l'identification du prospect.

Dès que tous les champs obligatoires pour le prospect (et le contact) sont remplis, le bouton devient vert en haut et vous pouvez procéder à la demande concernant la demande de soins dans l'onglet Thème.

Lorsque vous avez terminé toutes les étapes, la demande entière est sauvegardée sous le statut "demandé". Vous pouvez ensuite y programmer la première tâche.
Si vous ouvrez la demande rapide, remplissez des champs mais ne les remplissez pas complètement, ces modifications ne sont pas enregistrées et seront perdues. Le statut de la demande ne change pas (elle reste "demande rapide") et vous pouvez la traiter à nouveau ultérieurement.