Comment veiller au suivi correct d’une demande ?

L’enregistrement de la demande est-il complet et réussi ? C’est la principale étape pour satisfaire le client et lui offrir un parcours client impeccable : capter toutes les informations cruciales sur les coordonnées et les besoins de soins. Le véritable travail peut maintenant commencer.

Check 1: Configurez la boîte de réception de courrier électronique adaptée à votre résidence

Pour chaque nouvelle demande enregistrée dans votre résidence, vous pouvez faire en sorte qu'une notification (message FYI) soit envoyée à une boîte de réception de groupe pour être suivie par votre équipe. De cette façon, votre équipe sera informée immédiatement de chaque nouvelle demande. Si le chargé de relations est absent, les collègues sont ainsi informés et les tâches de suivi nécessaires peuvent être programmées.

Check 2 : Assigner un responsable pour chaque type d'offre dans votre résidence ?

Vérifiez via Pipeline/Paramètres si un responsable a été assignée pour chaque offre.

Si ce n'est pas le cas ou pas correctement, vous pouvez facilement ajuster cela via le bouton d'action "Attribuer". Puis tapez son nom pour désigner le compte associé comme responsable de cette offre.

Check 3 : La demande a-t-elle une personne responsable ?

Consultez la demande dans la liste et vérifiez dans la colonne si le prospect a déjà un responsable assigné ?  Si aucun responsable n'est indiqué, vous pouvez en désigner un en cliquant sur le bouton d'action à droite "Assigner un responsable".

Check 4 : une première tâche a-t-elle été créée pour mener à bien cette demande ?

 Consultez la demande sur la liste, puis contrôlez dans la colonne si une ou plusieurs tâches ont déjà été créées pour suivre correctement cette demande.

Dans le cas contraire, créez encore la première tâche et attribuez-la au collègue expert pour ce type de demande.

Contrairement au SPOC, cette personne est responsable de la bonne exécution de la demande ; il/elle ne devient ainsi pas la personne de contact ou le SPOC.

Comment ?

Cliquez sur la ligne de demande et naviguez vers l’onglet ‘Tâches’, où vous créez la première tâche pour cette demande via ‘Ajouter la tâche’.

Ensuite, remplissez tous les champs obligatoires pour cette tâche, attribuez la tâche à un exécutant de tâches (un expert pour ce type de service/produit), puis saisissez une date d’expiration pour exécuter cette tâche.

Saisissez des informations supplémentaires via le champ de note ou l’annexe. Votre collègue exécutant de tâches a accès aux informations détaillées de la tâche, ainsi qu’aux informations détaillées de la demande. Il/elle peut également consulter qui lui a préparé cette tâche. Cependant, essayez de fournir dès le début toutes les informations utiles et cruciales.