Comment copier une demande pour référence interne ?

Contexte : Régulièrement, lors du suivi d'une demande, la référence interne vers une autre résidence est appropriée parce que vous n'avez pas de chambre libre, parce qu'il n'y a pas de correspondance avec les attentes du prospect ou pour une autre raison.

Comment référencer rapidement et facilement ?

Etape 1a : copier la demande avec le même thème (si le référencement est fait pour le thème initial)
À partir de la liste des demandes, vous pouvez facilement copier une demande existante via le bouton d'action situé à droite. Cela vous permet de conserver la demande originale (pour votre résidence) et de créer rapidement une copie/duplicata que vous adressez à une autre résidence. Toutes les informations originales de la première demande seront copiées, il vous suffit de changer le nom du ou des prestataires pour lier la demande à un gestionnaire supplémentaire. Vous pouvez également sélectionner plusieurs fournisseurs à la fois ici.

La copie de la demande est préparée pour vous sur le même thème que la demande originale : voir la notification en haut !
Le champ obligatoire pour le prestataire est dégagé, ici vous devez sélectionner le nom d'un des collègues de résidence. Vous pouvez également sélectionner plusieurs prestataires à la fois ici. Les autres informations seront copiées à partir de votre demande initiale. Vous pouvez modifier ce qui est nécessaire dans cette copie ou noter des informations supplémentaires pour votre collègue qui reçoit cette saisine par votre référencement.

Étape 1b : demande de copie pour un autre thème (si la demande concerne un autre thème que le thème initial)
Si vous souhaitez référer en interne à un collègue pour un autre thème (par exemple, maison de repos au lieu de centre de soins résidentiels), il vous suffit de cocher le thème original présélectionné en cliquant sur le nom coloré du thème (panneau de gauche), puis de sélectionner un autre thème.

Le champ obligatoire pour le prestataire est effacé, vous devez sélectionner ici le nom approprié de la ou des résidences référencés. Vous pouvez également sélectionner plusieurs prestataires à la fois ici. Les autres informations seront copiées à partir de votre demande initiale. Vous pouvez modifier ce qui est nécessaire dans cette copie ou noter des informations supplémentaires pour votre collègue.

Étape 2 : référence interne
Dans les deux cas ci-dessus, le prestataire pour lequel vous copiez la demande sera automatiquement informé de cette nouvelle demande par des notifications par e-mail au responsable et à l'adresse e-mail de FYI. Si vous voulez vous assurer que vos collègues résidents ont bien identifié l'origine de la demande initiale, inscrivez-vous en tant que référent interne à l'étape 3 (Référent).
Cliquez sur le tag "référent" et enregistrez votre propre profil dans le champ de recherche. Pour ce faire, tapez votre titre ou votre nom et sélectionnez le profil correspondant. De cette façon, tout le monde saura que vous êtes le référent interne.

Étape 3 : Mettez à jour le statut de la demande originale

Utilisez le bouton d'action sur la droite pour faire passer la demande originale au statut correct.