Comment générer les documents contractuels pré-remplis ?

Dès que vous préparez la réunion contractuelle avec votre client, vous pouvez générer les documents d'enregistrement souhaités à partir de l'application afin de les remplir avec les données pertinentes déjà connues de cette application. Pour cela, il faut premièrement télécharger les documents relatifs à votre résidence. 

Le point de départ est l'application pour laquelle vous préparez la réunion contractuelle. Cliquez horizontalement sur la ligne de détail de la demande ; les pages de détail correspondantes Prospect, Theme, Referrer, Tasks, Documents s'ouvrent.

Dans l'onglet "Documents", vous pouvez maintenant sélectionner et générer les documents d'enregistrement souhaités qui seront pré-remplis avec les données de l'application CLM. Pour ce faire, cliquez sur le bouton "Générer documents" dans le coin supérieur droit.

Si des documents d'enregistrement ont déjà été préparés pour cette demande, ils resteront listés ici en tant que documents générés. Vous pouvez les trier par date.

Tous les documents générés sont présentés séparément sous forme de fichier word avec, au-dessus, le fichier pdf correspondant qui regroupe tous ces documents d'enregistrement séparés.

Plan par étapes

Cliquez sur "Générer document(s)" pour préparer et générer les documents à imprimer en quelques étapes. Vous pouvez toujours revenir à l'étape précédente en cliquant sur la coche à côté de cette étape.

Étape 1 : Cochez les documents que vous souhaitez pré-remplir et générer pour l'impression avec les données de l'application CLM. Mettez une coche dans le coin supérieur gauche de la ligne de titre pour sélectionner tous les documents. Cliquez sur Suivant

Étape 2 : Vérifiez les champs du modèle qui sont énumérés à droite : il s'agit des champs qui peuvent être préremplis à partir de ce modèle avec les données de votre application CLM Pipeline.

Les champs sont classés par ordre alphabétique dans des sections distinctes : champs pour le prospect, champs pour le contact, champs pour la résidence. Cliquez sur la flèche pour fermer la liste ci-dessous. La colonne de droite indique le nombre de documents dans lesquels cette donnée apparaît et sera préremplie.

Vérifiez ces données pré-remplies une par une, éventuellement avec le client ou la personne de contact à votre table.

Si une information n'a pas été saisie correctement dans l'application CLM (parce que l'information est périmée), utilisez l'icône crayon à droite pour modifier cette information. Lorsque vous modifiez (écrasez) ces informations, les nouvelles informations seront mises à jour dans toute l'application CLM et dans le profil de l'utilisateur.

Les champs pour lesquels aucune information n'a pu être récupérée sont marqués . Utilisez l'icône du pinceau pour ajouter ces informations, si elles sont connues.

Remarque : les modifications que vous apportez ici sont enregistrées dans l'application (pipeline) et le profil de l'utilisateur.

Cliquez sur Suivant

Étape 3 : La liste Autres données contient des données pertinentes pour les documents d'enregistrement qui ne peuvent pas être récupérées dans l'application CLM, comme le nom du médecin généraliste, le nom de la caisse d'assurance maladie, etc. Si celles-ci ont été préparées dans le modèle de document, vous pouvez saisir ces données ici une fois, pour les inclure dans les contrats que vous allez générer. Ces données sont temporaires et ne sont pas stockées dans l'application CLM ou dans le profil de l'utilisateur.

Il est possible que les documents sélectionnés ne contiennent pas de champs pré-remplis avec d'autres données.

Conseil : vous pouvez toujours revenir à l'étape précédente (demande de pipeline de données) en cliquant sur la coche en haut.

Cliquez à nouveau sur Générer document(s) pour pré-remplir les documents sélectionnés avec les données que vous avez vérifiées ou mises à jour si nécessaire. Cela peut prendre 1 à 2 minutes selon le nombre total de pages à préparer. (Temps estimé : les 250 premières pages sont préparées en 1 minute)

Dans l'application que vous avez lancée, dans l'onglet Documents, le résultat est affiché.

Les documents les plus récemment générés apparaissent en haut de cette liste (voir colonne date).

Les documents pré-remplis sont toujours affichés par jeu : 1 pdf fusionné contient tous les documents sous-jacents regroupés. Le pdf est prêt à être imprimé. Chaque document partiel est imprimé proprement sur une nouvelle page paire.

Étape 4 : Sélectionnez les documents que vous souhaitez imprimer pour les télécharger. Ouvrez le résultat et envoyez la commande à l'imprimante locale pour l'imprimer dans le format, la couleur, etc. souhaités. L'impression rectoverso est prise en charge.

En fonction des paramètres de votre navigateur, le téléchargement sera préparé pour être ouvert ou enregistré immédiatement.

Ouvrez le résultat et envoyez une commande à l'imprimante locale pour l'impression dans le format, la couleur, etc. souhaités. L'impression recto-verso est prise en charge. Si un sous-document contient un nombre impair de pages, nous insérons une page blanche, de sorte que tous les sous-documents sont imprimés proprement à partir d'une nouvelle page recto.

Points d'attention :

1/ Les informations relatives à la résidence (champs communautaires) ne sont pas modifiables : par défaut, elles sont récupérées à partir des paramètres de votre résidence dans l'application Cubigo. Si quelque chose doit être modifié, veuillez envoyer un courriel à customersupport@cubigo.com.

2/ Si vous écrasez/modifiez des informations à l'étape 2 (application du pipeline de données), celles-ci seront mises à jour partout dans l'application CLM et le profil de l'utilisateur.

3/ Si vous écrasez/modifiez des informations à l'étape 3 (autres données), elles ne seront pas mises à jour dans l'application CLM et le profil utilisateur, uniquement pour la génération de ces documents.

4/ Lors de la signature du contrat, n'oubliez pas de donner à cette application le statut approprié ' Closed ended'. Félicitations !

Regardez aussi notre vidéo sur CubigoTV: https://youtu.be/RbmNy_mkHPM