Comment enregistrer la première tâche pour une demande ?

Chaque demande nécessite une ou plusieurs tâches pour répondre aux besoins du client et réaliser la conversion.

Toutes les demandes sont énumérées sur la vue d’ensemble des Demandes : voir Pipeline/Demandes. Chaque ligne horizontale représente 1 demande et mentionne le nombre de tâches liées à la demande. Ouvrez la demande pour lire toutes les informations pertinentes, réparties sur les onglets ‘Contact’/‘Thème’ (besoin de soins)/‘Référent’/‘Tâches’. Via l’onglet ‘Thème’, vous retrouvez toutes les informations pertinentes qui ont été enregistrées et décrivent le besoin de soins et le calendrier.

Si vous n’êtes pas le SPOC, vous serez invité(e) à indiquer pour quelle raison vous voulez visualiser cette tâche ; sélectionnez le motif correct.

Accédez à l’onglet ‘Tâches’ pour créer la première tâche en tant que première action pour effectuer correctement cette demande via le bouton ‘Ajouter la tâche’.

Dans le détail de la tâche, décrivez tous les détails sur la tâche à effectuer, la date d’expiration, l’exécutant de tâches, etc.

• Description tâche
• Type de tâche
• Date de création tâche
• Date de suivi = date d’expiration pour l’exécution
• Exécutant
• Note

L’exécutant est le grand expert dans votre organisation capable de se charger de cette tâche et de la mener à bien. Saisissez le nom de ce collègue, puis sélectionnez-le sur la liste des résultats. Cliquez sur ‘Effacer’ pour désigner un autre collègue en tant qu’exécutant. Vous pouvez également vous charger personnellement de cette tâche et sélectionner votre propre nom.

Ainsi, la première tâche pour effectuer cette demande est enregistrée ; cette tâche se voit attribuer l’état initial ‘Créée’. L’exécutant de tâches en reçoit une notification avec une indication de la date d’expiration.

Si la tâche de suivi est également déjà planifiée, ajoutez-la. Cela favorise la conversion réussie et réduit le temps de traitement du client potentiel. Les tâches de suivi s’affichent par ordre chronologique dans le thread des tâches. L’icône à gauche du détail de la tâche fait référence au type de tâche.

Dès que la tâche est créée, vous pouvez la retrouver sur la Liste des tâches : volet BO Pipeline/Tâches. Cette liste est triée par défaut par date de création : les tâches créées en dernier figurent à la fin (dernière page).

Utilisez les filtres pour remonter certaines tâches ; utilisez le tri via Date de suivi pour classer les tâches par ordre chronologique selon la date de suivi (c’est-à-dire la date d’expiration pour

l’exécution). Utilisez le filtre 'toutes les tâches' pour ne récupérer que les tâches pour lesquelles vous avez été désigné comme exécuteur de tâches ou pour lesquelles vous avez été désigné comme gestionnaire de compte.

Regardez aussi notre vidéo sur CubigoTV: https://youtu.be/YP0u6WWowZI