Comment dois-je procéder pour assurer le suivi de la demande ?

Customer Lifecycle Management = travail d’équipe ! Chaque maillon de l’organisation compte !

Tous les collègues collaborent pour offrir des soins intégrés dans l’ensemble des services et départements. Cela signifie que des responsabilités et des tâches vous reviennent également, même si vous n’avez pas encore eu de contact personnel avec le demandeur de soins ou sa personne de contact.

L’enregistrement du contact/de la demande est complet et réussi ! C’est la principale étape pour satisfaire le client et lui offrir un parcours client impeccable : capter toutes les informations cruciales sur les coordonnées et les besoins de soins. Le véritable travail peut maintenant commencer.

Scénario 1 : vous collaborez en tant que responsable?

Une personne responsable est affectée à chaque demande ; ce collègue veille à ce que le client reçoive une solution appropriée à sa question et vive une excellente expérience client.

Chaque fois que vous êtes assigné comme responsable d'une demande, vous recevez une notification par e-mail de Cubigo. Veuillez ensuite programmer la première tâche pour donner suite à cette demande. Vérifiez également chaque jour, via le widget Tâches de l'écran d'accueil de Cubigo, si des tâches sont ouvertes pour les demandes dont vous êtes responsable.

Vous pouvez filtrer la liste des demandes à l'aide des filtres situés en haut de la page : vous pouvez facilement effectuer une recherche parmi plusieurs fournisseurs (résidences) en cochant plusieurs cases à la fois.

Dispatching au sein de l'équipe ?

Vous recevrez un e-mail FYI dans la boîte de réception de votre équipe dès qu'une nouvelle demande aura été reçue pour votre équipe. Désignez ensuite un collègue comme responsable afin que le suivi puisse commencer.  Pour ce faire, utilisez le bouton d'action situé à droite de la ligne de demande dans la synthèse. Vous pouvez également sélectionner plusieurs demandes à la fois (avec la coche à l'avant gauche) et les assigner.

Vous n’êtes pas la personne de contact appropriée ?

Grâce au bouton d'action situé à droite (dans la ligne de la demande), vous pouvez désigner un autre collègue comme responsable. Il/elle recevra également une notification.

Vous avez une absence prévue ?

Vérifiez en temps utile les demandes en cours dont vous êtes responsable et affectez temporairement un collègue. Vous pouvez indiquer toutes les demandes concernées (cocher devant) et les attribuer toutes à un collègue en bas.

Votre collègue a une absence imprévue ?

Consultez votre équipe pour transférer temporairement les demandes qui lui sont attribuées à des collègues.

Scénario 2 : vous collaborez en tant que responsable de tâches ?

Si vous avez une expertise opérationnelle spécifique dans votre domaine/département/région, vous pouvez être désigné(e) en tant que responsable de tâches pour effectuer et poursuivre la demande.

Vérifiez quotidiennement le widget des tâches sur l'écran d'accueil de Cubigo pour voir si certaines tâches vous ont été assignées. Cliquez sur le chiffre correspondant pour accéder directement à la tâche. Vous pouvez également filtrer la liste des tâches en cochant la case "Afficher uniquement mes tâches" ou en utilisant les autres filtres.

Cliquez de façon centrale sur la ligne de tâche pour afficher les informations détaillées associées à cette tâche. Ajustez le statut de la tâche - via le bouton d'action 'Sélectionner' - en fonction de votre exécution et, si nécessaire, programmez une tâche de suivi pour vous-même ou un autre collègue.

Remplissez les informations de la tâche aussi complètement que possible.