Comment créer un nouveau contact ?

À partir de l’écran d’accueil (Home), chaque collaborateur peut, via le cube Pipeline,enregistrer une demande qui commence par la création d’un nouveau contact. Vous pouvez également le faire en tant que gestionnaire, collaborateur ou collaborateur CLM ; vous avez également la possibilité de suivre et de gérer les demandes Pipeline.

Le contact se voit attribuer une relation au niveau de l’organisation corporative et peut donc à l’avenir être retrouvé par tous les collaborateurs dans CLM.
Il importe d’enregistrer suffisamment d’informations sur cette personne (tous les champs obligatoires) pour pouvoir l’identifier et la retrouver facilement à l’avenir.

La création de contact est la première étape du processus global.

Conseil : il peut être nécessaire d’expliquer à la personne pourquoi vous demandez et avez besoin de ces informations. Il est essentiel de garantir un service de bonne qualité et une transmission rapide des informations utiles.

À partir du volet BO Pipeline/Demandes -> Enregistrer une demande

Étape 1 : cette personne existe-t-elle déjà ?

La première étape consiste à rechercher si cette personne existe déjà dans votre organisation : saisissez quelques lettres du prénom ou du nom dans le champ de recherche. Cubigo vous présente une liste de résultats correspondants et affiche les coordonnées spécifiques à côté de chaque résultat correspondant : nom, type de compte dans Cubigo, e-mail, lieu de résidence. Ainsi, vous pouvez sélectionner la personne recherchée.

S’il y a plusieurs résultats, déroulez la liste en cliquant en bas (+ x résultats), puis sélectionnez la bonne personne en cliquant sur le nom.

Si la personne n’existe pas encore, cliquez sur ‘Nouvel utilisateur’ pour créer un nouvel utilisateur.

Étape 2 : je n’ai pas retrouvé la personne (le profil n’existe pas encore). Par conséquent, je crée un nouveau contact

À partir de la liste des résultats correspondants, cliquez sur ‘Ne figure pas ici’ ou sur ‘Nouvel utilisateur’.

Étape 3 : vous vous renseignez et choisissez si la personne fait une demande pour elle-même ou pour quelqu’un d’autre

C’est un choix crucial ! Sélectionnez la bonne option en cliquant sur l’une d’entre elles, puissélectionnez ‘Continuer’.

Option 1 : la personne a une demande pour elle-même -> cette personne est le prospect (futur client) et également le décideur

Option 2 : la personne a une demande pour quelqu’un d’autre -> cette personne est la personne de contact dans l’organisation, ainsi que le décideur. Ensuite, créez 2 profils : 1 profil pour la personne de contact et un profil pour le prospect

Étape 4 : remplissez maintenant toutes les coordonnées obligatoires pour le contact et/ou prospect
Les champs colorés marqués d’un * sont obligatoires (également pour pouvoir ensuite retrouver cette personne dans votre organisation).

Vous devez obligatoirement remplir une adresse e-mail ou un numéro de téléphone (pas les deux).

Sélectionnez la langue correcte pour cette personne.

Sélectionnez le bon rôle pour cette personne : la personne à laquelle vous parlez peut être un soignant (médecin de famille, hôpital, etc.) ou un prestataire de services.

Conseil : utilisez la touche Tab pour passer facilement d’un champ à un autre.

Étape 5 : désignez le futur Responsable clientèle interne pour ce client

Le responsable clientèle est la personne dans votre organisation qui s’occupera de ce client dans tous les services. Il/elle assure le suivi de toutes les demandes pour cette personne et veille à ce que le client soit parfaitement satisfait.

Votre nom en tant que réceptionniste est ici prérempli. Cliquez sur ‘Effacer’ pour désigner un autre collègue SPOC.

Vous ne savez pas qui choisir ? Au moyen de la fonction de recherche, vous pouvez ici rechercher le bon collègue en tant que responsable clientèle dans votre organisation. Pour cela, effectuez une recherche par nom ou par la combinaison service et région.

Par exemple : soins infirmiers à domicile Anvers

Vous pouvez choisir parmi les résultats correspondants qui s’affichent et désigner le responsable clientèle correct.

Dès que tous les champs sont remplis par la personne de contact, spécifiez la relation entre la personne de contact et le prospect (futur client).

Ensuite, cherchez si le prospect (futur client) est déjà connu dans votre organisation à l’aide de son nom.

S'il n’est pas encore connu, remplissez ensuite également tous les champs obligatoires pour le prospect (futur client).

Vous avez maintenant enregistré toutes les coordonnées (voir indication verte pour l’étape 1) ; vous pouvez poursuivre avec des informations sur la demande pour un séjour, un service ou un produit. Ces personnes peuvent désormais également être retrouvées par vos collègues d’une région, d’une résidence ou d’un département différent.

Mise à jour plus tard

Si vous n'avez pas enregistré un personne de contact pour la demande, vous pouvez en ajouter une ultérieurement.

Cliquez sur Attribuer pour soit 1/ attribuer une personne connue comme personne de contact pour cette demande ; 2/ créer et attribuer un nouveau profil de contact pour cette demande.

Utilisez la fonction de recherche pour retrouver les profils existants par prénom, nom de famille ou nom de l'organisation (professionnelle).