Hoe plan ik de taken voor de opvolging van de aanvraag?

Zodra stap 1 (Prospect) en 2 (Thema) van de aanvraag voltooid zijn, wordt u automatisch naar de tab Taken gebracht waar u de taken ter opvolging kan inplannen en toewijzen aan een taakverantwoordelijke.

Voor elke business unit staat er een specifieke takenlijst klaar waaruit u de relevante taken kan selecteren en inplannen of vrije taken kan aanmaken.

Eerste automatische taak

Wordt de aanvraag geregistreerd door iemand die niet de aanvraagverantwoordelijke is, dan zal automatisch een eerste taak voor de start van de opvolging worden ingepland en toegewezen aan die aanvraagverantwoordelijke. Hij/zij ontvangt hierover een notificatie per e-mail met een link naar deze eerste taak. Zo gaat geen enkele aanvraag meer verloren.

Ook voor aanvragen die binnenstromen vanuit een Korian webformulier, wordt een eerste taak automatisch ingepland met een uitvoeringsdatum.

De aanvraagverantwoordelijke kan nu de vervolgtaken inplannen volgens de urgentie van de aanvraag en de beschikbaarheid van de medewerkers.

Kies daarbij de gepaste taak uit de taaksuggestielijst.

Taaksuggesties

U selecteert de taak uit de suggestielijst welke voor deze aanvraag relevant is en plan deze in met toewijzing aan uzelf of een collega. U kan meteen ook al de relevante toekomstige taken inplannen met de juiste uitvoeringsdatum. U hoeft zich niet te houden aan de volgorde in de suggestielijst, maar kan alle taken volledig flexibel inplannen. Om snel te werken kan u inline (in de taakregel) de nodige aanpassingen aanbrengen zowel voor de taakverantwoordelijke alsook de uitvoeringsdatum. U hoeft hiervoor het taakdetail niet te openen.

‘Vrije’ taak inplannen

Wenst u een taak in te plannen die niet in de suggestielijst voorkomt, klik op ‘Taak toevoegen’, kies het taaktype en de gewenste uitvoeringsdatum en geef een korte taakbeschrijving in. Deze 'vrije' taak wordt netjes tussen de andere taken opgelijst, in chronologische volgorde.

Slimme taken

Zodra u een aanvraag op de status 'wachtlijst' zet, zal het systeem u automatisch helpen om een terugbelactie in te plannen. Bepaal zelf aan wie u deze taak toewijst en op welke datum (over 3maanden, over 6 maanden, ...) 

Voortgang van de taken

Via de notificaties wordt u als taakverantwoordelijke geïnformeerd over elke taak die voor u is ingepland. Ook via de taakwidget op het startscherm kan u de taken die aan u werden toegewezen, opvolgen. 

Telkens u een taak uitvoert, registreert u de taak als afgewerkt via het vinkje vooraan links. Cubigo begeleidt u om de ‘next best’ vervolgtaak te selecteren, toe te wijzen en in te plannen.

Nog uit te voeren taken worden boven de lijn in chronologische volgorde opgelijst. Alle reeds uitgevoerde taken worden onder de lijn opgelijst.

Aanvraagstatus bijwerken

Wat is ondertussen de status van de aanvraag ? Gebruik de takenplanning om de status van de aanvraag bij te werken (wachtlijst, contract, gesloten, ...), u hoeft hiervoor niet naar de aanvragenlijst te gaan. Ook bovenaan in de hoofding van de takensectie kan u de status van de aanvraag wijzigen.

Snelle aanvragen opvolgen en bijwerken

Elke Snelle aanvraag verwacht een opvolging binnen de 2 werkdagen, automatisch ingepland als eerste taak.  Zo verlies je deze opportuniteit niet uit het oog !

U kan eenvoudig de aanvraagstatus wijzigen naar ‘gesloten geen interesse’ met een aanvulling van de reden. Voor andere acties ter aanvulling van het themaformulier of de contractgeneratie, dient u eerst de aanvraag te vervolledigen.

Werkt u niet vanuit de emailnotificatie maar vanuit het aanvragenoverzicht, klik dan op de blauwe link ‘1 taak’. U kan hier de eerste opvolgtaak afvinken en nieuwe vervolgtaken inplannen.

Raadpleeg onze korte video tutorial bij taakplanning.