Hoe zorg ik ervoor dat een aanvraag goed wordt opgevolgd ?

Is de aanvraagregistratie compleet en goed gelukt ? Dit is de belangrijkste stap om te komen tot een goede klanttevredenheid en vlotte customer journey : het capteren van alle cruciale informatie qua contactinformatie en zorgnoden. Nu kan het echte werk beginnen 😊

Check 1: Stel de juiste email inbox in voor uw residentie

Voor elke nieuwe aanvraag die wordt geregistreerd voor uw residentie, kan u een notificatie (FYI bericht) laten toekomen in een groeps inbox die door uw team wordt opgevolgd.
Op die manier wordt uw team onmiddellijk geïnformeerd bij elke nieuwe aanvraag. Indien de relatiebeheerder afwezig is, worden zo collega's geïnformeerd en kunnen de nodige vervolgtaken ingepland worden.

Check 2: Stel een verantwoordelijke aan voor elk type aanbod in uw residentie?

Raadpleeg via Pipeline/Instellingen of een verantwoordelijke is aangeduid per aanbod.

Indien niet of niet correct, kan u dit vlot aanpassen via de actieknop Toewijzen.

Typ vervolgens zijn/haar naam om het bijhorende account aan te duiden als verantwoordelijke voor dit aanbod.

Check 3: Heeft de aanvraag een verantwoordelijke?

Raadpleeg de aanvraag in de lijst en controleer in de kolom of de prospect reeds een verantwoordelijke heeft toegewezen ?

Indien geen verantwoordelijke aangeduid is, kan u deze toewijzen via de actieknop rechts ' Verantwoordelijke toekennen'.

Check 4: Is er een eerste taak aangemaakt om deze aanvraag tot een goed einde te brengen ?

 Raadpleeg de aanvraag in de lijst en controleer in de kolom of er reeds één of meerdere taken zijn aangemaakt om deze aanvraag goed op te volgen.

Is dit niet het geval, maak dan alsnog de eerste taak aan en wijs die toe aan de collega expert voor dit type aanvraag.

Hoe ?

Klik op de aanvraagregel en navigeer naar de tab Taken, maak hier de eerste taak voor deze aanvraag klaar via ‘Taak toevoegen’.

Vul vervolgens alle verplicht velden voor deze taak in, wijs de taak toe aan een taakuitvoerder (een expert voor dit type dienst/product) en geef een datum in als vervaldatum om deze taak uit te voeren.

Geef via het notitieveld of bijlage extra informatie. Uw collega-taakuitvoerder heeft toegang tot de detailinformatie van de taak alsook tot de detailinformatie van de aanvraag. Hij/zij kan ook raadplegen wie deze taak voor hem/haar heeft klaargezet. Probeer echter vanaf de start alle nuttige en cruciale informatie mee te geven.