Hoe een prospect converteren naar klant in mijn community ?

Alle prospect- en contactprofielen die aangemaakt worden bij een aanvraag vanuit CLM Pipeline hebben een relatie met het moederbedrijf/hoofdkantoor. Zij hebben nog geen relatie met uw residentie;  u vindt deze personen dus ook niet terug in het Gebruikerbeheer van uw residentie.

Vanuit CLM Pipeline kan u bij het succesvol afronden van een aanvraag, deze profielen converteren en op die manier verbinden met uw residentie (als bewoner en contactpersoon).

Er zijn verschillende scenario's voor profielconversie mogelijk, afhankelijk van de rol die de prospect en contactpersoon hebben en of deze reeds een relatie hebben tot een collega-residentie.

Rekening houdend met het thema in de aanvraag (woonzorgcentrum, assistentiewoning, diensten, ...) zijn deze scenario's voor profielconversie mogelijk:

• Prospectprofiel converteren naar bewoner binnen uw residentie ( Bewoner WZC of Bewoner Assistentiewoning)
• Prospectprofiel converteren naar bewoner binnen uw residentie ( Bewoner WZC of Bewoner Assistentiewoning) met behoud van de relatie naar Contactpersoon (niet professioneel)
• Prospectprofiel converteren naar bewoner binnen uw residentie ( Bewoner WZC of Bewoner Assistentiewoning) zonder behoud van de relatie naar Contactpersoon (professionele dienstverlener)

De prospect of contactpersoon kan niet geconverteerd worden naar uw residentie indien hij/zij:

- niet de rol ‘Prospect’ of ‘Contact’ heeft OF
- al verbonden is met een andere aanbieder/residentie binnen uw netwerk.
Mits de nodige machtigingen vanuit het hoofdkantoor kan deze conversie wel uitgevoerd worden vanuit Gebruikersbeheer bij uw moederbedrijf. Contacteer hiervoor een beheerder op corporate niveau.

Hoe conversie uitvoeren ?

Gebruik de filters en de zoekfunctie bovenaan de lijst met Pipeline Aanvragen om de aanvraag te zoeken waarvoor u het prospectprofiel wil converteren.

Vanuit de gekozen aanvraag selecteert u de actie ‘ Prospect converteren’ via de actieknop (uiterst rechts) om zo de Profielconversie te starten. Deze actie kan slechts één keer uitgevoerd worden per aanvraag.

Volg vervolgens de stappen zoals aangegeven in Cubigo om het prospectprofiel vanuit de Pipeline aanvraag te verplaatsen naar uw residentie.  Cubigo geeft uitleg welke conversie mogelijk is; u kan zelf bevestigen via Ja/Neen om deze door te voeren zoals beschreven.

Zie voorbeeld:

De profielconversie kan slechts éénmalig gebeuren: zodra deze profielconversie vanuit Pipeline Aanvragen is doorgevoerd, kan deze actie niet meer herhaald worden.

Het profiel van deze persoon is nu verplaatst en actief verbonden aan uw residentie als bewoner. Ingeval deze persoon een persoonlijke relatie als contactpersoon had in de aanvraag, werd dit profiel ook mee overgezet naar uw residentie als contactpersoon. U kan dit terugvinden in het profiel van de bewoner, zie tab Relaties.

U kan deze personen terugvinden onder Gebruikersbeheer, in de groepen Bewoners en Contactpersonen respectievelijk.

Hoe contactpersoon actief laten participeren ?

Wenst u de contactpersoon ook actief te laten participeren met uw residentie via Cubigo, stuur hem/haar dan een uitnodigingsmail zodat hij/zij haar profiel kan activeren.

Check daarbij of u het juiste persoonlijk emailadres van de contactpersoon hebt geregistreerd in het profiel, initieel ingegeven vanuit de CLM aanvraag.

Zoek hiervoor de naam van de contactpersoon in Gebruikersbeheer bij Contactepersoon en gebruik de actie ' Stuur uitnodiging'.

De contactpersonen kunnen nu uw nieuwsberichten via Cubigo ontvangen, bezoek inplannen en meer.

Profiel bewoner verrijken

U wil uw bewoners zo goed mogelijk kennen ! U kan nu het persoonlijk profiel van de bewoner zoveel mogelijk bijwerken en verrijken met relevante informatie:

- adres en kamernummer (appartement) : zie Profiel, tab Persoonlijk

- datum inhuizing : zie Profiel, tab Account

-interesses : zie Profiel, tab Voorkeuren

- bezoekmogelijkheden: zie Profiel, tab Bezoek

- interesses (voor activiteiten) : zie tab Voorkeuren

Als afsluiting van deze conversie, dient u ook de status van deze aanvraag bij te werken. Indien contract ondertekening heeft plaatsgevonden, pas dan de status van de aanvraag aan naar ‘Gesloten afgerond’. Op deze manier wordt deze aanvraag en de opvolging daarvan afgerond.

Voor een beknopt stappenplan, kan u de handleiding in bijlage raadplegen.

Bekijk ook onze video via CubigoTV: https://youtu.be/3fudjeUDf1M