Hoe gebruik ik de wachtlijst ?

De wachtlijstmodule is toegankelijk vanuit backoffice paneel in Pipeline, als een aparte lijst van alle CLM aanvragen met de status wachtlijst. Enkel aanvragen met deze status komen in deze lijst voor en kunnen geconsulteerd worden.

Via deze module kan u met enkele stappen een shortlist van kandidaat-bewoners en hun dossiers naar boven halen volgens de criteria die u zelf instelt, om de vrijgekomen plaats zo snel mogelijk op te vullen.

De wachtlijstmodule bevat de meest relevante informatie uit de aanvragen voor wachtlijst. De ingestelde filters zorgen ervoor dat u enkel aanvragen te zien krijgt met de status 'Wachtlijst' met een relatie naar de residentie(s) waarvoor u werkt.

Elke regel bevat per aanvraag de meest belangrijke informatie (velden uit de aanvraag) om het dossier te evalueren als kandidaat voor inhuizing, met de contactgegevens van de prospect en contactpersoon vooraan links.

De lijst wordt automatisch gesorteerd volgens richtdatum (met de oudste aanvragen bovenaan). U kan zelf de sortering in de tabel aanpassen via de sortering op de kolomhoofden (waarbij steeds 'urgentie' als secundaire sortering wordt toegepast).

U kan zelf een shortlist van aanvragen ophalen door de juiste criteria bij de volgende filters te selecteren vanuit de dropdowns. Dit werkt voor de velden: aanbieder, thema, urgentie, richtdatum, afdeling, kamertype, status. Opgelet: De filters die u instelt, blijven voor u bewaard (onthouden!).

Met de filter voor richtdatum kan u alle aanvragen naar boven halen met een gewenste inhuisdatum tot aan de datum die u selecteert. Bijvoorbeeld: U selecteert 01/09/2022. Daarbij worden alle aanvragen (dossiers) getoond met een gewenste richtdatum tot aan 01/09/2022 (inclusief). Dossiers waarvan de gewenste inhuisdatum overschreden is (voor 01/09/2022), worden in rood getoond. Dossiers met een gewenste inhuisdatum later dan 01/09/2022 worden niet in deze lijst getoond.

Gebruik het zoekveld bovenaan om met zoektermen achterliggende informatie te zoeken in één van de velden die in de lijst voorkomen (bijv. gelijkvloers, kamer met terras, ...).

Door ergens horizontaal op de regel te klikken, opent u eenvoudig de volledige aanvraag (zoals initieel registreerd) om zo bij opvolging van de prospect de respectievelijk relevante informatie (profiel, thema, doorverwijzer) bij te werken/te wijzigen. Zo kan u halfjaarlijks bij telefonische opvolging voor GDPR de gewenste inhuisdatum bijwerken, zodat het dossier op het nieuwe gepaste moment terug in de shortlist naar boven komt. Op die manier kan u ook eenvoudig een nieuwe taak klaarzetten voor de volgende telefonische opvolging. U wordt via de takenwidget hier tijdig en automatisch aan herinnerd.

Wenst u de gewenste timing aan te passen in het bestaande wachtlijstdossier. U kan deze laten herberekenen: de gekozen timing wordt dan herberekend rekening houdend met de datum waarop u de aanpassing/herberekening doet. 

• Aanbieder : de residentie/aanbieder voor wie deze aanvraag geldt
• Thema : type aanvraag
• Laatste update : datum en tijdstip waarop deze aanvraag laatst werd bijgewerkt
• Urgentie : niveau dringendheid (nu- enkele dagen- enkele weken)
• Richtdatum : de gewenste inhuisdatum (standaard in rood aangeduid van zodra deze overschreden is)
• Afdeling : Open of gesloten afdeling- Door te hoveren over de inhoud van dit veld (lichtjes met de muis bewegen) kan u bijkomende informatie lezen over de Katz score
• Locatie/regio: gewenste regio/locatie - Door te hoveren over de inhoud van dit veld (lichtjes met de muis bewegen) kan u de volledige informatie lezen
• Wachtlijstinfo : Vrije tekst- Door te hoveren over de weergegeven woorden (lichtjes met de muis bewegen) kan u de volledige informatie lezen
• Prospect: de naam van de prospect met contactinformatie. Klik via de blauwe link rechtstreeks door naar de detailinformatie.
• Contact : de naam van de contactpersoon met contactinformatie. Klik via de blauwe link rechtstreeks door naar de detailinformatie.
• Status: de status van de aanvraag
• Kamertype: het type kamer waarvoor de prospect voorkeur heeft (u kan meerdere kamertypes aanduiden in de aanvraag)

U kan de resultaten van uw shortlist exporteren naar xls via de knop bovenaan rechts.

U kan de status op een aanvraag ook vanuit deze lijst aanpassen. U kan tevens vanuit deze lijst een prospect converteren naar uw residentie. De bijhorende contractdocumenten kan u via de tab 'Documenten' voorbereiden (voorinvullen) en printen.

De kolom 'laatste update' geeft aan wanneer deze aanvraag laatst werd gewijzigd vanuit CLM Pipeline. Hier worden zowel wijzigingen in de profielen, de thema-aanvraag, de doorverwijzer, taken, de status alsook de documenten in rekening genomen. Wijzigingen in het profiel vanuit Gebruikerbeheer (buiten CLM Pipeline) worden hier niet getoond.