Zodra u de contractbespreking met uw klant voorbereid, kan u vanuit de aanvraag de gewenste opnamedocumenten genereren om voor in te vullen met de relevante gegevens die reeds gekend zijn vanuit die aanvraag.
U vertrekt hierbij vanuit de aanvraag waarvoor u de contractbespreking voorbereidt. U klikt horizontaal op de detailregel voor de aanvraag; de bijhorende detailpagina’s Prospect, Thema, Doorverwijzer, Taken, Documenten openen.
Ga naar de tab ‘Documenten’ waar u de gewenste opnamedocumenten kan selecteren en genereren om voor in te vullen met de gegevens uit de CLM aanvraag. Klik daarvoor op de knop rechtsboven ‘ Genereer documenten’.
Indien reeds eerder opnamedocumenten bij deze aanvraag werden voorbereid, blijven deze hier - om veiligheidsredenen- opgelijst als gegenereerde documenten gedurende 7 dagen. U kan hier sorteren op datum.
Alle gegenereerde documenten worden afzonderlijk als word file getoond met daarboven de bijhorende pdf file die al deze afzonderlijke opnamedocumenten bundelt.
Stappenplan
Ga naar de tab 'Documenten' en klik op ‘ Genereer document(en)’ om in enkele stappen de documenten voorbereiden en genereren voor print.
Stap 1: Zet een vinkje vooraan links bij de documenten die u wenst voor in te vullen en te genereren voor print met de gegevens uit CLM aanvraag. Zet een vinkje helemaal bovenaan op de titelregel om alle documenten te selecteren. Klik op Volgende
Stap 2: Overloop in dit scherm de velden die vooringevuld worden obv de beschikbare informatie uit de CLM aanvraag. U kan steeds terug gaan naar de vorige stap door op het vinkje te klikken.
De velden worden alfabetisch opgelijst per afzonderlijke rubriek: prospect, contactpersoon, de residentie. Klik het pijltje om deze onderliggende lijst per rubriek dicht te klappen. De rechterkolom geeft aan in hoeveel documenten dit gegeven voorkomt en zal ingevuld worden.
Controleer deze vooringevulde gegevens één voor één, eventueel tesamen met de klant of contactpersoon bij u aan de tafel.
Indien een gegeven niet correct werd ingevuld vanuit de CLM aanvraag (omdat de informatie ondertussen verouderd is), gebruik dan het penseel-icoon rechts om deze informatie te wijzigen. Bij het wijzigen (overschrijven) van deze informatie, wordt deze nieuwe informatie overal in de CLM aanvraag en het gebruikersprofiel geüpdatet.
De velden waarvoor geen informatie kon opgehaald worden, worden aangeduid met . Gebruik hiervoor het penseel-icoon om deze informatie -indien gekend- hier bij aan te vullen.
Opgelet: De wijzigingen die u aanbrengt voor de gegevens uit Pipeline aanvraag worden daarna ook opgeslagen/oveschreven in de (pipeline) aanvraag en het gebruikersprofiel.
Klik op Volgende
Stap 3: De lijst met Overige gegevens bevatten relevante gegevens voor de opname-documenten die niet opgehaald kunnen worden uit de CLM aanvraag, zoals bijvoorbeeld naam huisarts, naam ziekenfonds, enz. Indien deze werden voorbereid in de document template, kan u deze gegevens hier alsnog éénmalig invullen, om in te vullen in de contracten die u zal genereren. Deze gegevens zijn tijdelijk en worden niet opgeslagen in de CLM aanvraag of het gebruikersprofiel.
Het is mogelijk dat de geselecteerde documenten geen velden bevatten die vooringevuld worden met overige gegevens.
Tip: U kan nog teruggaan naar de vorige stap (gegevens pipeline aanvraag) door op dat vinkje bovenaan te klikken.
Klik opnieuw op Genereer documenten om de geselecteerde documenten voor in te vullen met de gegegens die u gecontroleerd of eventueel bijgewerkt heeft. Dit kan 1 à 2 minuten duren afhankelijk van het totaal aantal pagina’s dat moet voorbereid worden. ( tijdsindicatie: de eerste 250 pagina’s worden binnen 1 minuut voorbereid)
Binnen de aanvraag waarin u gestart bent, in de tab Documenten wordt het resultaat getoond.
De laatst gegenereerde documenten verschijnen bovenaan deze lijst (zie kolom datum). De gegenereerde documenten blijven 7 dagen beschikbaar.
De vooringevulde documenten worden steeds per set getoond: 1 samengevoegde word file bevat alle onderliggende documenten gebundeld en is klaar om te printen. Elk deeldocument wordt netjes op een nieuwe even pagina geprint.
Stap 4 : Selecteer de documenten die u wenst te printen voor download. Open het resultaat en stuur commando naar de lokale printer voor afdrukken in gewenst formaat, kleur enz. Rectoverso printen wordt ondersteund.
Afhankelijk van uw browserinstellingen wordt de download voorbereid om te openen of onmiddellijk weggeschreven.
Open het resultaat en stuur een commando naar de lokale printer voor afdrukken in het gewenst formaat, kleur enz. Recto-verso printen wordt ondersteund. Indien een deeldocument een oneven aantal pagina’s bevat voegen we een lege pagina tussen, zo worden alle deeldocumenten netjes vanaf een nieuwe recto pagina geprint.
Aandachtspunten:
1/ De informatie over de residentie (community velden) zijn niet editeerbaar: deze worden standaard opgehaald uit de instellingen van uw residentie in de Cubigo applicatie. Indien hiervoor iets dient aangepast, gelieve een mailtje te sturen naar customersupport@cubigo.com
2/ Indien u in stap 2 (gegevens pipeline aanvraag) informatie overschrijft/ wijzigt, wordt deze overal in de CLM aanvraag en het gebruikersprofiel geüpdatet.
3/ Indien u in stap 3 (overige gegevens) informatie overschrijft/ wijzigt, wordt deze niet in de CLM aanvraag en het gebruikersprofiel geüpdatet, enkel voor de generatie van deze documenten.
4/ Denk eraan bij ondertekening van het contract deze aanvraag de gepaste status te geven ‘ Gesloten afgerond’ te geven. Proficiat !
Bekijk ook onze video via CubigoTV: https://youtu.be/LqfpNwogmjs
Opmerkingen
0 opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.