Hoe document templates opladen ?

Als beheerder kan u voor uw residentie een set van contract- of opnamedocumenten opladen in CLM, om gemakkelijk te printen bij contractondertekening. Dit is een éénmalige voorbereidende actie. Bij elke contractgeneratie kan u vervolgens de bijhorende documenten uit deze reeks selecteren om voor in te vullen.

Ga via het linker backoffice menu naar Pipeline/Instellingen en klik op de tab ‘Document templates’ . Hier vindt u het overzicht van de templates die reeds zijn opgeladen met datum en naam.

De templates die u hier oplaadt, dienen de juiste merge velden te bevatten, om gegevens vanuit Cubigo CLM Pipeline voor in te vullen.  Voor vragen bij het voorbereiden van deze templates, contacteert u best de Project manager.

Indien u als residenties templates in meerdere talen gebruikt, dient u deze hier afzonderlijk op te laden.

Stappenplan

Stap 1: Klik op ‘ Template opladen’ en laadt de template vanuit uw bron buiten Cubigo naar hier. Geef de template een duidelijke naam; Cubigo toont een melding indien deze naam al bestaat.

U kan via de knop Selecteer uiterst rechts ook een bestaande template verwijderen om een nieuwe versie hiervan toe te voegen.

Gebruik het vuilnisbak icoon indien u de verkeerde template heeft opgehaald uit uw externe bron en deze wenst te verwijderen.

Stap 2: Controleer de velden uit de template die rechts worden opgelijst: dit zijn de velden die vanuit deze template vooringevuld kunnen worden met gegevens vanuit uw CLM Pipeline aanvraag.

Gegevens (pipeline) aanvraag: dit zijn gegevens die vanuit de CLM aanvraag worden opgehaald en vooringevuld

Overige gegevens: dit zijn relevante gegevens die meermaals voorkomen in de contractdocumenten zoals bijv. naam huisarts : u kan deze bij de contractgeneratie éénmalig aanvullen in Cubigo, om zo gemakkelijk te laten voorvullen in de contracten.

Deze gegevens worden opgelijst (in het engels) in de volgorde zoals ze teruggevonden worden in de template; elk maar 1 keer. Het is mogelijk dat er geen ‘overige gegevens’ in de template voorkomen.

Stap 3: Klip op ‘Opslaan’ om deze template zo definitief te gebruiken voor contractgeneratie.

Deze template wordt met de door u gekozen naam getoond in de lijst, chronologisch geordend op datum van opladen.

Gebruik de pijltjes in de titelrij bovenaan de lijst om de templates in een andere volgorde te tonen.

U kan op de template naam (weergegeven met blauwe link) klikken om de template te openen en te bekijken (ter controle).

Bekijk ook onze video via CubigoTV: https://youtu.be/32AsaUtaKLY