Hoe maak ik een eerste taak bij een aanvraag ?

Elke aanvraag behoeft één of meerdere taken om aan de behoeften van de klant te voldoen en de conversie te realiseren.

Alle aanvragen zijn opgelijst in het Aanvragenoverzicht: zie Pipeline/Aanvragen. Elke horizontale regel vertegenwoordigt één aanvraag en vermeldt het aantal taken dat aan de aanvraag gekoppeld is. Open de aanvraag om alle relevante informatie te lezen, verspreid over de tabs Contact/Thema (zorgnood)/Doorverwijzer/Taken. Via de tab Thema vindt u alle relevante informatie terug die werd geregistreerd en de zorgnood en timing beschrijft.

Ga naar de tab Taken om de eerste taak aan te maken als eerste actie om op deze vraag goed te volbrengen via de knop ‘ Taak toevoegen’ .

Indien u niet de contactverantwoordelijke bent, zal u gevraagd worden voor welke reden u deze taak wenst te bekijken; kies daarvan de juiste reden.

In het taakdetail beschrijft u alle details over de uit te voeren taak, de vervaldatum, de taakuitvoerder etc.

• Omschrijving taak
• Type taak
• Aanmaakdatum taak
• Opvolgdatum = vervaldatum voor uitvoering
• Uitvoerder
• Notitie

De uitvoerder is dé expert binnen uw organisatie die deze taak ter harte kan nemen en voor een goede uitvoering kan zorgen. Typ de naam van deze collega in en selecteer  hem/haar uit de resultatenlijst. Klik op Wis indien u een andere collega als uitvoerder wenst aan te stellen. U kan ook zelf deze taak opnemen en uw eigen naam selecteren.

Op deze manier is de eerste taak ter volbrenging van deze aanvraag geregistreerd- deze taak krijgt de initiële beginstatus ‘ Aangemaakt’. De taakuitvoerder ontvangt hierover een notificatie met indicatie van de vervaldatum.

Indien de vervolgtaak ook al kan ingepland worden, voeg deze dan bijkomend toe. Dit bevordert de succesvolle conversie en verkort de doorlooptijd van de lead. De vervolgtaken worden chronologisch getoond in de taken thread. Het icoon links van het taakdetail verwijst naar het taaktype.

Zodra de taak is aangemaakt, kan u deze taak terugvinden in de Takenlijst: BO paneel Pipeline/ Taken. Deze lijst wordt standaard gesorteerd in functie van de aanmaakdatum: de laatst aangemaakte taken vindt u achteraan terug (laatste pagina).

Gebruik de filters om bepaalde taken naar boven te halen; gebruik de sortering via Opvolgdatum om de taken chronologisch te rangschikken volgens opvolgdatum (di. vervaldatum voor uitvoering). Gebruik de filter 'alle taken' om enkel de taken op te halen waarvoor u als taakuitvoerder aangeduid bent of waarvoor u als relatiebeheerder aangeduid bent.

Bekijk ook onze video via CubigoTV: https://youtu.be/Wx7IkoD1Kkw