Wat wordt er van mij verwacht om de aanvraag tot een goed einde te brengen ?

Customer Lifecycle management =teamwork ! Elke schakel in de organisatie telt !

Alle collega’s werken samen om een geïntegreerde zorg te bieden, overeen de diensten en afdelingen. Dit betekent dat er ook voor u verantwoordelijkheden en taken zijn weggelegd, zelfs al hebt u nog geen persoonlijk contact gehad met de zorgvrager of zijn/haar contactpersoon.

De contact- en aanvraagregistratie is compleet en goed gelukt !  Dit is de belangrijkste stap om te komen tot een goede klanttevredenheid en vlotte customer journey : het capteren van alle cruciale informatie qua contactinformatie en zorgnoden. Nu kan het echte werk beginnen 😊

Scenario 1: Werkt u mee als aanvraagverantwoordelijke ?

Elke aanvraag krijgt een verantwoordelijke toegewezen; deze medewerker zorgt de klant een gepaste oplossing krijgt op zijn/haar vraag en een excellente klantbeleving ervaart.

Telkens u aangeduid wordt als verantwoordelijke op een aanvraag, zal u ook een notificatie via email vanwege Cubigo ontvangen. Gelieve dan de eerste taak in te plannen om deze aanvraag op te volgen. Check ook dagelijks via de Takenwidget op Cubigo Home scherm of er openstaande taken zijn voor de aanvragen waarvoor u verantwoordelijke bent. 

U kan de lijst van aanvragen filteren via de filters bovenaan: u kan hierbij gemakkelijk zoeken overheen meerdere aanbieders (residenties) door meerdere checkboxen tegelijk aan te duiden.

Of klik op de checkbox 'Enkel deze' indien u bijvoorbeeld enkel de aanvragen wil bekijken die aan het landelijk netwerk (moederbedrijf) gekoppeld zijn. Snelle aanvragen waarvoor geen voorkeur aanbieder was aangeduid, zijn hieronder terug te vinden.

De lijst bevat ook specifieke filters om de aanvragen waarin u betrokken bent, naar boven te halen en op te volgen.

Open deze aanvraag om de zorgnood te kennen en plan vervolgens taken in om een goede opvolging te verzekeren.

Dispatching binnen het team ?

U ontvangt een FYI email in de inbox van uw team zodra er een nieuwe aanvraag is binnengekomen voor uw team. Wijs vervolgens een collega aan als verantwoordelijke zodat de opvolging kan starten.  Gebruik hiervoor de actieknop rechts op de lijn van de aanvraag in het overzicht. U kan ook tegelijk enkele aanvragen selecteren (met vinkje vooraan links) en zo toewijzen.

Bent u niet de geschikte verantwoordelijke ?

Via de actieknop rechts kan u een andere collega aanduiden als verantwoordelijke. Hij/zij ontvangt hierover ook een notificatie.

Bent u gepland afwezig ?

Overloop tijdig de lopende aanvragen waarvoor u verantwoordelijke bent en wijs tijdelijk een collega aan. U kan alle betreffende aanvragen aanduiden (vinkje vooraan) en onderaan allemaal samen toewijzen aan een collega.

Is uw collega ongepland afwezig ?

Overleg met uw team om de aanvragen die aan hem/haar zijn toegewezen, tijdelijk over te dragen aan collega’s.

Scenario 2 : Werkt u mee als taakuitvoerder ?

Heeft u een specifieke operationele expertise binnen uw domein/afdeling/regio dan kan u als taakuitvoerder aangeduid worden om ervoor te zorgen dat een zorgvraag goed wordt ingevuld.

Check dagelijks de takenwidget op Cubigo Home scherm of er bepaalde taken aan u als taakuitvoerder zijn toegewezen. Klik op het desbetreffende cijfer om rechtstreeks naar de taak te gaan. U kan tevens de takenlijst filteren via de checkbox bovenaan  ‘Toon enkel mijn taken’ of de andere filters.

Afgewerkte en gesloten taken worden standaard niet weergegeven in deze lijst; gebruik de filters om deze op te halen.

Klik centraal op de taakregel om de detailinformatie bij deze taak te raadplegen. Pas de status van de taak via de Actieknop ‘ Selecteer’ - in functie van uw uitvoering en plan eventueel een vervolgtaak in voor uzelf of een andere collega.

Vul de informatie in de taak zo compleet mogelijk in.