Hoe maak ik een nieuw contact aan ?

Elke medewerker kan vanuit het startscherm (Home) via de cube Pipeline een aanvraag registreren die start met het aanmaken van een nieuw contact. Als beheerder, medewerker of CLM medewerker kan u dit ook; u kan ook de Pipeline aanvragen verder opvolgen en beheren via BO paneel (links).

Het is belangrijk dat u voldoende informatie registreert over deze persoon (alle velden die verplicht zijn); dit is nodig om deze persoon in de toekomst te kunnen identificeren en gemakkelijk terugvinden.

De contactcreatie is de eerste stap in het volledige proces.

Tip: het kan nodig zijn om de persoon uit te leggen waarom u deze informatie nu vraagt en nodig hebt. Een goede kwalitatieve dienstverlening en vlotte doorstroming van de nuttige informatie binnen de organisatie is daarbij cruciaal !

U vertrekt vanuit BO Pipeline/ Aanvragen à Registreer aanvraag

Stap 1: Bestaat deze persoon al ?

Als eerste stap zoekt u op of deze persoon reeds bestaat in uw organisatie: vul enkele letters van de voornaam of familienaam in het zoekveld. Cubigo geeft u een lijst met overeenkomstige resultaten en toont de specifieke contactinformatie bij elk van de overeenkomstige resultaten : naam, type account in Cubigo, e-mail, woonplaats. U kan zo juist selecteren wie u zoekt.

Indien meerdere resultaten beschikbaar zijn, klik dan de lijst onderaan open ( + x Resultaten) en selecteer de juiste persoon door op de naam te klikken.

Bestaat de persoon nog niet, klik op ‘Nieuwe gebruiker’ om een nieuwe gebruiker aan te maken.

Stap 2: Ik heb de persoon niet teruggevonden (profiel bestaat nog niet), dus ik maak een nieuw contact aan

U vertrekt vanuit de resultatenlijst met overeenkomstige resultaten en klikt op ‘+ x Resultaten’ of ‘Nieuwe gebruiker aanmaken’.

Stap 3: U bevraagt en kiest of de persoon voor zichzelf een aanvraag maakt of voor iemand anders

Dit is een cruciale keuze ! U kiest de juiste optie door één van de opties aan te klikken en kies ‘ Ga door’.

Optie 1: de persoon heeft een aanvraag voor zichzelf à deze persoon is de prospect (toekomstige klant) en ook beslissingsnemer

Optie 2: de persoon heeft een aanvraag voor iemand anders à deze persoon is de contactpersoon binnen de organisatie en ook beslissingsnemer. U maakt vervolgens 2 profielen aan: 1 profiel voor de contactpersoon en een profiel voor de prospect.

Stap 4 : U vult nu alle verplichte contactinformatie in voor de contact en/of de prospect
Gekleurde velden aangeduid met een * zijn verplicht (ook om deze persoon later uniek te kunnen terugvinden binnen uw organisatie).

U dient verplicht een e-mailadres of een telefoonnummer in te vullen (niet beiden).

Selecteer de juiste taal voor deze persoon.

Kies de juiste rol voor deze persoon : de persoon met wie u spreekt kan een zorgverlener (huisarts, ziekenhuis, ..) of dienstverlener zijn.

Tips:

• Gebruik de Tab toets om gemakkelijk van het ene naar het andere veld te navigeren. 
• Voornaam en achternaam omwisselen: gebruik de pijltjestoets tussen beide velden !

U heeft nu alle contactinformatie geregistreerd (zie groene aanduiding voor stap 1) ; u kan verdergaan met informatie m.b.t. de aanvraag voor een verblijf, een dienst of product. Deze personen zullen vanaf nu ook door uw collega’s vanuit een andere afdeling, regio of residentie teruggevonden worden.

Achteraf bijwerken

Ingeval u initieel geen contactpersoon heeft geregistreerd bij de aanvraag, kan u deze later nog toevoegen.

Klik op Toewijzen om vervolgens ofwel 1/ een gekende persoon als contactpersoon toe te wijzen aan deze aanvraag; of 2/ een nieuw contactprofiel aan te maken voor deze aanvraag.

Gebruik de zoekfunctie om bestaande profielen op te halen obv voornaam, familienaam of naam van de (professionele) organisatie.