Hoe een bezoekschema wijzigen ?

U kan vanaf nu een bezoekschema wijzigen zonder hiervoor een volledig nieuw schema aan te maken. Deze wijzigingen worden onmiddellijk ingevoerd, zie de details van een bezoekschema.

Wijzigen van schema via de tab Locaties à Selecteer uit de lijst en klik op het bezoekschema dat u wenst te wijzigen

Klik op de knop Wijzig schema om dit bezoekschema te wijzigen, met onmiddellijke ingang.

U heeft de volgende opties om het huidige bezoekschema wijzigen:

• Een bezoekslot toevoegen voorafgaand aan het eerste bezoekslot
• Een bezoekslot toevoegen aansluitend na het laatste bezoekslot
• De capaciteit op de bezoeksloten wijzigen

Alle wijzigingen die u in een bezoekschema maakt, grijpen in op de Uitzonderingen die mogelijks al gedefinieerd zijn voor dit schema. Ze overschrijven de gedefinieerde uitzonderingen. In de relatie tussen een bezoekschema en de uitzonderingen, is het Schema dus altijd ‘leidend’. Ingeval van toevoegingen (lees: uitbreiding) van het huidig schema, vormt dit geen probleem.

Optie 1: bezoeksloten toevoegen aan het huidige schema

Door bezoeksloten toe te voegen, voegt u automatisch een bezoekslot toe met dezelfde duurtijd, voorafgaand aan het eerste bezoekslot of volgend op het laatste bezoekslot. U kan deze actie meermaals herhalen. Deze toegevoegde bezoeksloten krijgen standaard de capaciteit ‘nul’. Op die manier kan u eventueel tussenliggende bezoeksloten blokkeren om niet te tonen in de bezoekkalender.

De aangepaste parameters voor dit bezoekschema -zoals een aangepast eerste of laatste slot-worden overgenomen de tab ‘Parameters’.

Opgelet: U kan de duurtijd van de bezoeken NIET wijzigen binnen een bestaand bezoekschema. Hiermee start u een nieuw bezoekschema via de tab Parameters.

Concreet: In het onderstaande voorbeeld werden avondbezoeken vanaf 18u toegevoegd, met een pauze voor bezoek tussen 16u en 18u.

Optie 2: capaciteit op de bezoeksloten wijzigen

U kan de capaciteiten -per bezoekslot en per dag- in het huidige schema wijzigen.

Capaciteit verhogen: Dit is steeds mogelijk. Dit zijn extra bezoekplaatsen; hiervoor zal ooit een conflict optreden met de huidige geplande bezoekaanvragen. 

Capaciteit verlagen: Dit is niet altijd mogelijk. U neemt hier bezoekplaatsen af van de huidige planning. Indien u een capaciteit wenst te verlagen tot beneden het aantal reeds geplande bezoekaanvragen, dan ontvangt u een waarschuwing. De waarschuwing geeft aan voor welke dag er een conflict is met reeds geplande bezoekaanvragen ( zie printscreen). Deze wijziging wordt niet doorgevoerd. Indien u toch de capaciteit wenst te verlagen (voor alle recurrente momenten in dit bezoekschema), dient u eerst de betreffende geplande aanvraag te annuleren alvorens u de capaciteit naar beneden kan halen.

Optie 3: interval (duurtijd bezoek) wijzigen

Wenst u het interval (duurtijd van een bezoek) te wijzigen, dan dient u een nieuw bezoekschema aan te maken. Een andere bezoektijd (bijv. van 15 miniuten naar 40 minuten) verandert immers de bestaande bezoekkalender helemaal.

In dat geval komt er een toekomstig bezoekschema bij, met een ingangsdatum die u zelf kan kiezen in functie van de reeds geplande bezoeken voor het huidige schema.

In geval van geplande aanvragen kan het nieuw schema ingaan na de laatste geplande aanvraag. U kan een nieuw schema uiterlijk activeren aansluitend op de vooruitboektijd van het huidig schema.

Indien u een nieuw schema maakt dat vervroegd ingaat na de laatste geplande aanvraag, dan grijpt dit nieuwe schema in op de Uitzonderingen die mogelijks al gedefinieerd zijn. (Omdat uitzonderingen steeds gekoppeld zijn aan een schema.) Het nieuwe schema met de nieuwe capaciteiten overschrijft zo de mogelijks reeds gedefinieerde uitzonderingen.

In de relatie tussen een bezoekschema en de uitzonderingen, is het Schema dus altijd ‘leidend’. Ingeval van toevoegingen (lees: uitbreiding) van het huidig schema, vormt dit geen probleem. Ingeval van inkrimping van capaciteit, kan dit impact hebben op de uitzonderingen.

Let op: Het nieuwe schema zal alle toekomstige schema's met een startdatum na dit nieuw schema vervangen en dus overschrijven. Ook uitzonderingen op deze schema’s worden mee overschreven door het nieuw schema.