Hoe een bezoek plannen ?

Als medewerker kan u een bezoek plannen voor een familielid/vriend of bezoeker.

Start via het linker backoffice paneel Bezoek bij Aanvragen.

In deze lijst vindt u alle geplande bezoeken: één regel vertegenwoordigt één bezoekticket.

De bezoeken worden chronologisch gesorteerd in deze lijst.

Klik op de knop bovenaan [Nieuw bezoek]

Scenario 1: deze bezoeker heeft nog geen account in Cubigo. U vindt zijn/haar naam niet in de lijst van bezoekers (links). In dat geval maakt u eerst een bezoekeraccount aan, door op de link te klikken ' Maak bezoeker aan' .

Scenario 2: deze bezoeker heeft reeds een account in Cubigo. U vindt zijn/haar naam in de lijst van bezoekers (links). In dat geval kan u in dit scherm doorgaan.

Stap 1: U heeft de bezoeker reeds geselecteerd

Stap 2: U ziet automatisch de relatie tot de bewoner(s) in uw residentie. Indien meerdere relaties, selecteer de bewoner voor wie hij/zij op bezoek komt.

Stap 3: Selecteer een bezoeklocatie die het gewenste aantal bezoekers toelaat en bekijk de bijhorende bezoekmogelijkheden. Ga zo doorheen de combinaties om een bezoekmoment te kiezen dat past voor de bezoeker.

Stap 4: Selecteer een gepast bezoekslot. De grijze slots zijn niet beschikbaar/volzet. Indien er een bezoekbeperking geldt voor deze bewoner, kan u als beheerder deze beperking overschrijden. U kan een extra bezoek inplannen op een bezoekslot met een rode dot.

Stap 5: U kan een bezoekbevestiging via e-mail sturen rechtstreeks naar deze bezoeker indien voor hem/haar een persoonlijke email-adres gekend is in Cubigo.

Stap 6: Voltooi de bezoekaanvraag.

Dit bezoek wordt met al deze bezoekdetails opgenomen in de lijst van bezoektickets, te raadplegen via backoffice paneel 'Aanvragen'. U kan vervolgens de gegevens van de medebezoekers -zoals gevraagd in het kader van contactonderzoek- in het bezoekdetail aanvullen.

De bezoeker ontvangt een bevestigingsmail met alle details van dit gepland bezoek (indien u deze optie aangevinkt heeft). Hij/zij kan deze informatie doorgeven/delen met de medebezoekers. De medebezoekers ontvangen geen bevestigingsmail vanuit de applicatie.

In het overzicht van bezoekaanvragen wordt het aantal medebezoekers (+n) weergegeven bij de gegevens van de aanvrager (1e kolom).

The bewoner zal een notificatie ontvangen over het geplande bezoek. Hij/Zij zal ook een notifiactie ontvangen over veranderingen met betrekking tot het bezoek (geannuleerd, geweigerd, etc.)

Informatie over het bezoek zal ook te zien zijn in de dagelijkse agenda