Hoe uitzonderingen voor capaciteit beheren?

De instellingen voor de capaciteitsplanning bevinden zich in de back office, namelijk in de sectie "Bezoek Instellingen".

U definieert als beheerder de bezoekcapaciteit als deel van het bezoekschema, nl. het aantal bezoekers dat u wenst te ontvangen per bezoekslot. Om bepaalde uitzonderingen in uw bezoekkalender op te vangen zoals feestdagen of om uw bezoekplanning flexibel te beheren in functie van de wisselende personeelsbezetting tijdens vakantieperiode kan u uitzonderingen op de capaciteit instellen.

Belangrijk: Uitzonderingen zijn steeds gekoppeld aan een bezoekschema. Het bezoekschema bepaalt de standaard capaciteit per bezoekslot, de uitzonderingen gelden enkel voor specifieke dagen uit de kalender voor een actief schema. Indien u het bezoekschema wijzigt zullen daarmee de reeds gedefinieerde uitzonderingen ook gewijzigd worden naar de standaard uit het bezoekschema.

Via Instellingen -->Locaties kiest u het bezoekschema waarvoor een uitzondering nodig is. Elk bezoekschema heeft zijn eigen kalender voor de uitzonderingen. De kalender geeft weer voor welke dagen er reeds een bezoekcapaciteit werd ingeladen voor uw residentie.

Klik op een dag in de kalender-> u ziet rechts de overeenkomstige bezoekaantallen en de maximum capaciteit per bezoekslot voor deze dag.

Via Aanpassen kan u één of meerdere bezoekaantallen (capaciteit per bezoekslot) voor die dag wijzigen. Gebruik hiervoor de pijltjes om het aantal bezoekers te vermeerderen of te verminderen.

Opgelet: We tonen een markering indien u een aanpassing doet die conflicteert met uw bezoekschema ( bijv. 1 bezoek toelaten voor 25 juni waar de capaciteit in het schema geen bezoeken toelaat).

Klik op Opslaan om een aanpassing van de aantallen door te voeren.

Opgelet: Doe dit zeer nauwgezet. Controleer goed met de huidige lijst van ingeplande bezoeken indien u de bezoekcapaciteit wenst te verminderen. Mogelijks werden voor dit bezoekmoment al alle beschikbare plaatsen gereserveerd.

Opmerking: Indien u een bezoekslot wenst weg te halen uit de bezoekkalender, kan u het aantal op nul zetten. Hiermee verdwijnt dit bezoekmoment uit de kalender. Houd zeker voor deze aanpassing het overzicht van de reeds geplande bezoeken nauwgezet in de gaten.