Comment adapter un calendrier des visites ?

Désormais, vous pouvez modifier un horaire de visite sans avoir à créer un tout nouvel horaire. Ces changements seront mis en œuvre immédiatement.

Vous modifiez d'un horaire via l'onglet Lieux.  Sélectionnez celui souhaité dans la liste et cliquez sur l’horaire de visite que vous souhaitez modifier.

Cliquez sur le bouton Modifier l’horaire pour modifier ce calendrier de visite, avec effet immédiat

Vous avez les possibilités suivantes pour modifier le programme de visite actuel :

• Ajouter un créneau de visite avant la première visite
• Ajouter un créneau de visite après la dernière visite
• Modifier la capacité des créneaux horaires 

Toute modification que vous apportez à un programme de visite aura un effet sur les exceptions qui peuvent déjà avoir été définies pour ce programme. Elles remplacent les exceptions définies. Dans la relation entre un horaire et les exceptions, l'horaire est toujours "supérieur". En cas d'ajouts (comprendre : extension) à l’horaire actuel, cela ne pose pas de problème.

Option 1 : ajout des créneaux de visite à l’horaire actuel

En ajoutant des créneaux de visite, vous ajoutez automatiquement un créneau de visite de même durée, avant la première visite ou après la dernière visite. Vous pouvez répéter cette action plusieurs fois. Par défaut, ces créneaux de visite ajoutés auront une capacité "zéro". De cette façon, vous pouvez bloquer des éventuels créneaux de visite intermédiaires pour ne pas les faire apparaître dans le calendrier des visites.

Les paramètres modifiés pour ce programme de visite - comme un premier ou un dernier créneau modifié - sont repris dans l'onglet "Paramètres".

Attention : Vous ne pouvez pas modifier la durée des visites dans le cadre de l’horaire de visites existant. Un nouveau calendrier de visites est alors lancé via l'onglet Paramètres.

Option 2 : modifier la capacité des créneaux de visite

Vous pouvez modifier les capacités - par heure et par jour - dans l’horaire actuel.

Augmenter la capacité : Cela est toujours possible. Il s'agit de visites supplémentaires ; il n'y a jamais de conflit avec vos demandes de visites actuellement prévues.  

Diminuer la capacité : Ce n'est pas toujours possible. Vous enlevez des places de visite de votre horaire actuelle. Si la diminution de capacité n’affecte pas de visites prévues (la nouvelle capacité reste supérieure aux visités planifiées) – alors cette diminution est ok. Si vous souhaitez réduire une capacité en dessous du nombre de visite déjà prévues, vous recevrez un avertissement. L'avertissement indique pour quel jour il y a un conflit avec des demandes de visite déjà planifiées (voir l'écran d'impression). Ce changement ne sera pas mis en œuvre. Si vous souhaitez toujours réduire la capacité (pour tous les moments récurrents de ce programme), vous devez d'abord annuler les visites prévues correspondantes avant de pouvoir réduire la capacité.

Option 3 : changement d'intervalle (durée de la visite)

Si vous souhaitez modifier l'intervalle (durée d'une visite), vous devrez créer un nouvel horaire de visite. Après tout, une durée de visite différente modifie complètement l’horaire des visites existant.

Dans ce cas, un horaire de visites futures sera ajouté, avec une date de début que vous pourrez choisir vous-même en fonction des visites déjà prévues pour l’horaire actuel.

En cas de visites planifiées, le nouvel horaire peut commencer après la dernière visite planifiée. Vous pouvez activer un nouvel horaire au plus tard après le temps de réservation maximum de l'horaire actuel.

Si vous créez un nouvel horaire qui commence directement après la dernière demande programmée, celui-ci intervient sur les exceptions qui peuvent déjà avoir été définies (parce que les exceptions sont toujours liées à un calendrier.) Le nouveau calendrier avec les nouvelles capacités remplacera les exceptions éventuellement déjà définies.

Dans la relation entre un horaire et les exceptions, l’horaire est toujours "supérieur". En cas d'ajouts (comprendre : extension) à l’horaire actuel, cela ne pose pas de problème. En cas de réduction de la capacité, cela peut avoir un impact sur les exceptions.

Remarque : le nouvel horaire remplacera tous les horaires futurs dont la date de début est postérieure à celle de ce nouvel horaire. Les exceptions à ces horaires seront également remplacées par le nouvel horaire.