Comment définir un calendrier de visites ?

Dans l'onglet paramètres, un utilisateur administrateur peut gérer 2 choses:

• Les lieux de visite, avec un ou plusieurs horaires de visite et leurs exceptions 
• L'attribution d'un lieu de visite à un résident

modifier le schéma de visites récurrentes hebdomadaires par emplacement. Chaque lieu de visite a un calendrier de visites actif identique pour les semaines à venir.

1: Configurer les lieux de visite

Vous pouvez créer un nouveau lieu de visite à partir de la liste des lieux de visite.

Étape 1

Vous remplissez tous les paramètres du calendrier des visites à cet endroit. Un nouveau calendrier commence à partir d'aujourd'hui.

Ceci sont les paramètres / propriétés que vous pouvez définir par lieu de visite

• nom du lieu
• Premier créneau: Horaire de la première visite, le même pour tous les jours
• intervalle: C'est la durée d'une visite. Un nouveau créneau est automatiquement créé après chaque intervalle de la première à le dernière visite de la journée. Tous les emplacements auront le même intervalle.
• Dernier créneau: Horaire de la dernière visite, le même pour tous les jours
• Réservation à l'avance min: à combien de temps dans le futur une visite peut être réservée. La valeur ' aucun' veut dire que les visiteurs peuvent planifier une visite pour le jour même.
• Réservation à l'avance max:  le nombre de jours à l'avance qu'on peut planifier une visite (par example le calendrier est ouvert 3 semaines à l'avance)

Étape 2

(via le bouton Suivant), vous êtes dans l'horaire, où vous entrez les capacités par créneau de visites. Entrez les numéros de visite souhaités par heure de visite.

Remarques:

• Lorsqu'un nouvel emplacement est créé, toutes les capacités des emplacements sont définies par défaut sur 0. Vous pouvez définir par après les capacités par plage horaire.
• Entrez «zéro» à tout moment lorsqu'aucune visite n'est possible. Cet emplacement de visite ne figure alors pas dans le calendrier des visites.

Astuce: utilisez la touche "Tab"pour naviguer facilement dans cette grille et passer rapidement à la cellule suivante (à droite)

Après la publication, l'horaire pour ce lieu de visite est inclus dans la liste (classé par ordre alphabétique).

Cliquez sur le nom de cet horaire dans cette liste pour afficher les détails. Vous pouvez changer le nom du lieu, cela ne change pas l'horaire.

En haut de cet écran de détail, vous verrez le nom du lieu avec la date de début et la date de fin possible de l'horaire (uniquement s'il existe un horaire suivant pour cet emplacement).

Étape 3

Vous pouvez maintenant enregistrer toutes les exceptions de cet horaire de visite via l'onglet Exceptions. Pour y arriver, allez dans l'onglet Paramètres | Lieux. Chaque ligne représente un lieu de visite différent. Cliquez sur le lieu, et ensuite l'horaire que vous souhaitez modifier. Dans Exceptions, vous pouvez définir les capacités adaptées.

Ex: Supposons que mercredi prochain, il n'y ait pas suffisamment de personnel ou de bénévoles disponibles pour gérer les visites du matin. Vous le gérez via l'onglet Exceptions. Cela ne change pas le nombre général de visiteurs dans le calendrier des visites du mercredi matin. Voir cet article: Comment ajuster les capacités de visite?

2. Attribuer un lieu de visite aux résidents

Une fois que le lieu de visite et l'horaire de visite qui l'accompagne avec toutes les exceptions de capacité ont été configurés, vous pouvez attribuer ce lieu de visite aux résidents.
Pour ce faire, allez dans Paramètres | Attribution

Vous trouverez des informations détaillées à ce sujet dans cet article: Comment attribuer un lieu de visite aux résidents?

Exemple: le calendrier des visites pour la terrace

Les visites sont possibles tous les jours de 14h à 17h, par tranche de 45 '. La dernière visite commence à 16h15 et se termine à 17h. Les visites sont possibles à partir de 11 h le mercredi et les weekends. La visite le jeudi est jusqu'à 20 h. Aucune visite n'est possible entre 12h30 et 14h. Les visiteurs peuvent planifier une visite pour le lendemain et jusqu'à 2 semaines à l'avance.

Dans ce cas, définissez les paramètres ci-dessus. Vous prenez les créneaux horaires les plus larges de la semaine. 

Pour l'example du lieu terrace, l'horaire sera le suivant: