Hoe een onderhoudsaanvraag verwerken ?

In Cubigo kunt u de onderhoudsverzoeken verwerken en uw bewoners op de hoogte houden van de planning.

U gaat naar Onderhoud | Aanvragen vanuit de zijbalk van de beheerder.

Het raster toont u een overzicht van de onderhoudsverzoeken met alle relevante details van elk verzoek in één regel: klant, contactgegevens, aangevraagde datum, probleem, prioriteit, opmerkingen van de bewoner, status van het verzoek en actie die door het personeel moet worden ondernomen (of statuswijziging).

Elke status heeft een specifieke kleur.

Bovenaan het raster (en ook in de zijbalk van het menu) tonen we het aantal nieuwe binnenkomende onderhoudsverzoeken.

Datumkiezer

De datumkiezer bovenaan het raster filtert op datum.

Verwerking 

U opent een onderhoudsverzoek door ergens op de details te klikken: het volledige onderhoudsticket (met een nummer) geeft u alle details:

Via dit ticket kunt u communiceren met de bewoner binnen het opmerkingenveld. Deze communicatie verloopt 'één op één' tussen het onderhoudspersoneel en de bewoner.

Om de status van het verzoek te wijzigen, klikt u op de 'Wijzigen'-knop in een geopend ticket OF u kunt op de Actie-dropdown in het raster (overzicht) klikken zonder het ticket te openen. Wijzig de status van het ticket naar de juiste. De bewoners worden op de hoogte gesteld via een melding.

Voeg werkgerelateerde details toe

Het tweede deel van het onderhoudsticket is gewijd aan onderhoudspersoneel om werkgerelateerde informatie te registreren zoals vervaldatum, bestede tijd, materiaalkosten en factureerbare optie. Deze velden zijn niet beschikbaar in het verzoekformulier voor de bewoner en zijn niet zichtbaar voor de bewoner in de details van het verzoek. De informatie wordt ook meegenomen naar de exporteerbare xls-lijst, om doorzoekbaar te zijn.

Dit deel bevat de volgende informatie:

• materiaalkosten: bedrag + vrije tekst opmerking
• bestede tijd: uren + vrije tekst opmerking
• factureerbaar aan: door de gemeenschap te definiëren waarden
• opvolging: door de gemeenschap te definiëren waarden
• opmerking: vrije tekst

Downloaden

Naast de datumkiezer vindt u het pictogram om een download van de onderhoudsverzoeken te maken naar xls of pdf, zoals gevisualiseerd in het raster. De export neemt de tijdsduur en filters over die actief zijn op het raster. Het bevat alle informatie die zichtbaar is in het raster plus de werkgerelateerde backofficevelden hierboven vermeld.

Om de planning van het onderhoudswerk te organiseren, kan het raster worden gefilterd op probleemtype.

De download in pdf (A4-formaat) zal beschikbaar zijn in de app, klaar om afgedrukt te worden.

Afdrukken

Als er een ticketprinter is ingesteld voor de gemeenschap via Google Cloud Printing, verschijnt er een extra ticketafdrukoptie in de bovenste balk.

Aanvraag door personeel

Als een verzoek door personeel wordt geplaatst, worden de initialen van de personeelsgebruiker weergegeven in een kleine cirkel boven de profielfoto van de bewoner.