Participation- Comment suivre l'assiduité pour une activité (sur l'application du personnel)

Comment suivre les présences à l'aide de l'application pour le personnel sur iPhone/iPad ?

1. Ouvrez l'application Cubigo Staff sur votre appareil iOS tel qu'un iPhone.

2. Tapez sur le cube Activités pour accéder à la page des activités.

3. La page Activités affichera un calendrier et une liste des activités programmées :

• Si vous souhaitez revenir à une date antérieure, faites glisser votre doigt vers la droite sur les chiffres du calendrier, puis tapez sur la date pour afficher les activités programmées pour ce jour.
  
• Chaque activité affiche le titre, le lieu, l'heure et le nombre de résidents inscrits à l'activité.

4. Si vous souhaitez que seule une catégorie d'activité spécifique soit affichée, appuyez sur Filtre dans le coin supérieur droit.

Tous les calendriers seront sélectionnés par défaut. Options de calendrier : Tous les calendriers, Famille, Canal interne, Prospect, Résident AL, Résident IL, Résident MC, Résident SN et Personnel.

Si vous ne souhaitez pas sélectionner une catégorie d'activité, appuyez sur Activités dans le coin supérieur gauche pour revenir à la page Activités.

5. Pour ouvrir une activité spécifique dans la liste, tapez sur l'activité.

La page Activité s'affiche pour l'activité que vous avez sélectionnée.

• Le bouton bleu [Prendre les présences] s'affiche. Si l'activité n'a pas encore eu lieu, le bouton bleu indique [Présence non disponible].
  
• Le lieu s'affiche. Tapez sur Emplacement pour développer ou afficher les informations relatives à l'emplacement. Tapez à nouveau sur Lieu pour réduire ou masquer les informations.
  • Les informations relatives à la récurrence, au résumé et à la catégorie s'affichent.
• La section suivante affiche le nombre de résidents participes et, le cas échéant, le nombre MAXIMUM de résidents autorisés pour l'activité. Le nom du résident s'affiche avec sa catégorie d'emplacement sous son nom.

6. Pour prendre les présences, appuyez sur le bouton bleu [Prendre les présences]. L'écran Présence s'affiche avec les éléments suivants :

• Rechercher tous les utilisateurs - Cette option vous permet de rechercher tous les utilisateurs de votre système, même s'ils ne se sont pas inscrits à l'activité. Tapez le nom à rechercher. Tapez sur le nom pour le sélectionner. L'utilisateur apparaît alors dans la section PARTICIPANTS. Cette option est utile pour les résidents qui se présentent sans rendez-vous. Si vous ne souhaitez pas sélectionner un utilisateur, appuyez sur Annuler pour revenir à l'écran Présence.
  
• Présence- Après la prise de présence, la section PRÉSENCE affiche les noms des résidents qui ont participé à l'activité. La section SUGGÉRÉ affiche les résidents qui se sont inscrits à l'activité. Il s'agit d'un bouton basculant qui peut être commuté entre les utilisateurs présents et tous les utilisateurs.
  
• PARTICIPANTS - "Il n'y a pas de participants" s'affiche par défaut jusqu'à ce que les participants soient choisis. Pour sélectionner les participants lors de la prise de notes, vous pouvez choisir entre Rechercher tous les utilisateurs, Tous les utilisateurs ou Suggéré.
  
  • SUGGÉRÉ - Résidents qui se sont inscrits à l'activité. Si le résident a participé à l'activité, appuyez sur le résident. Le résident apparaît alors dans la section PARTICIPANTS.
    
  • Tous les utilisateurs - Cette option affiche tous les utilisateurs de votre système. Faites défiler vers le bas pour trouver le résident, puis tapez sur son nom dans la liste pour le sélectionner et le faire apparaître dans la section PARTICIPANTS. Tapez sur le bouton de basculement des présences en haut de la page pour revenir à la liste des présences. Le résident apparaît alors dans la section PRÉSENTS. Il s'agit d'un bouton basculant qui permet d'alterner entre les utilisateurs présents et tous les utilisateurs.

• Résidents uniquement - Activez ce commutateur pour ne trouver que des résidents dans la liste de recherche.

7. Si vous avez terminé, appuyez sur Suivant dans le coin supérieur droit.

• Les noms des personnes qui n'ont pas participé à l'activité s'affichent. S'il n'y a aucune absence, le message suivant s'affiche : "Personne ne manque à l'appel ! Vous pouvez sauvegarder sans crainte."
  

8. Si vous avez fini de prendre les présences, tapez sur Enregistrer dans le coin supérieur droit. Le message suivant s'affiche : "Les présences ont été enregistrées avec succès".

9. Lorsque vous revenez à la page d'activité, vous verrez soit une coche verte à côté du/des résident(s) qui a/ont participé, soit un x rouge à côté du/des résident(s) qui n'a/ont pas participé.

10. Si vous devez modifier la participation à l'activité, appuyez sur le bouton bleu [Ajuster la participation].

11. Tapez sur le nom du résident pour afficher les options suivantes :

• Supprimer - Cette action permet de supprimer le résident de l'activité. Si vous choisissez cette option, vous verrez apparaître le message "La suppression du participant a été effectuée avec succès".
  
• Intéressé - Le résident recevra un rappel pour l'activité mais ne sera pas inscrit à l'activité. Si vous choisissez cette option, le message suivant s'affichera : "La modification de la réservation a été enregistrée".
  
• Créer une note - En option, vous pouvez écrire une note sur le résident et l'activité.
  
  • Options de type : Général, Incident, Conditionnement physique, Engagement et Restauration.
    
  • Marquer la note - En option, la note peut être marquée.
    
  • Note - Saisissez votre note dans le champ prévu à cet effet.
    
  • Si vous avez terminé votre note, appuyez sur Enregistrer dans le coin supérieur droit. Le message suivant s'affiche : "Note enregistrée". Tapez sur Annuler dans le coin supérieur gauche si vous ne souhaitez pas enregistrer votre note.
    
  • Lorsque vous revenez à l'activité, à côté du nom du résident, vous verrez 1 note enregistrée.
    
• Annuler - Tapez sur Annuler pour revenir à l'activité.

Suivi de l'engagement dans les activités

• Les niveaux d'engagement peuvent être suivis sur une nouvelle page pendant le flux de suivi des présences, ainsi que sur la vue d'ensemble de l'activité.
  • Dans l'aperçu de l'activité : Le niveau d'engagement est indiqué sur la fiche du participant. Lorsque vous cliquez sur la fiche, les actions en cours s'ouvrent. Dans cette liste, vous pouvez ajouter le niveau d'engagement (cette action n'est ajoutée que pour les utilisateurs présents qui ne font pas partie du personnel). Si un utilisateur présent n'a pas encore de niveau d'engagement défini, l'action permettra d'en ajouter un.
  • Saisie des niveaux d'engagement pendant le suivi : une nouvelle page s'affiche après l'écran "No shows". Sur cette page, une liste de tous les utilisateurs suivis est affichée. Le niveau d'engagement peut être facilement défini en basculant les enregistrements.
    
• En outre, la fonction dispose d'un paramètre permettant d'activer le suivi de l'engagement par défaut. Lorsque cette option est activée, chaque participant bénéficie d'un niveau d'engagement par défaut (Actif) sans interférence.

Remarque : l'application Personnel n'offre pas de fonction de zoom.

Conseil : En option, vous pouvez incliner votre iPhone/iPad pour visualiser votre écran horizontalement.