Activités- Comment créer une nouvelle activité

Dans Cubigo, vous pouvez gérer toutes sortes d'activités pour les résidents. Celles-ci apparaîtront dans les cubes Activités sur l'écran d'accueil du résident.

1. Pour ajouter une nouvelle activité, allez dans le back office > ACTIVITÉ > Éléments

Une vue d'ensemble de toutes les activités de votre communauté sera affichée dans la grille.

 

2. Vous pouvez utiliser le bouton [Ajouter une activité] pour entrer une nouvelle activité dans le calendrier TOUS. Lorsque vous sélectionnez la vue du calendrier CETTE SEMAINE ou CETTE MOIS et que vous survolez un jour spécifique (vous devrez peut-être faire défiler le calendrier jusqu'en bas s'il y a beaucoup d'activités ce jour-là), vous pouvez cliquer sur le bouton rond bleu + pour saisir une nouvelle activité pour un jour spécifique.

 

Vue de l'ensemble du calendrier :

 

Vue du calendrier CETTE SEMAINE :

Vue du calendrier CE MOIS :

3. Lorsque la page Détails de l'activité s'ouvre, commencez à saisir toutes les informations pertinentes concernant l'activité.

4. Image - Vous pouvez ajouter une image pour représenter l'activité. Vous pouvez soit cliquer à l'intérieur de la boîte grise et sélectionner un fichier image, soit glisser-déposer un fichier image de votre ordinateur dans la boîte grise.

 

Si vous n'êtes pas satisfait de l'image que vous avez sélectionnée, vous pouvez cliquer sur le bouton [Supprimer le fichier] qui apparaît sous l'image téléchargée (à côté de "Ajuster les tailles"), puis ajouter une autre image ou laisser le champ "Image" vide.

 

Galerie d'images - ce bouton permet d'accéder à la bibliothèque d'images de votre communauté. Vous pouvez y télécharger des images pour la nouvelle activité.

5. Starte date - Sélectionnez la date de début de l'activité. Par défaut, la date du jour est sélectionnée comme date de début. Vous pouvez sélectionner n'importe quelle date dans le futur.

6. Heure de commencer- Sélectionnez l'heure de début de l'activité. Par défaut, 12:00 PM est sélectionné comme heure de début. Pour modifier l'heure de début, cliquez sur les flèches vers le haut et vers le bas ou tapez l'heure directement dans les champs prévus à cet effet.

 

NOUVEAU

Vous pouvez désormais inclure/exclure AM/PM avec les heures de début d'activité dans une exportation de calendrier par jour, semaine et mois.

 

7. Heure de fin - Si vous souhaitez définir une heure de fin, cochez la case située à côté de Définir l'heure de fin. Un autre sélecteur de temps s'affiche, dans lequel vous pouvez définir l'heure de fin.

 

8. Répéter - Par défaut, les activités ne sont pas répétées. Vous pouvez choisir l'une des options suivantes dans la liste déroulante Répéter : Seulement cette date, Quotidien, Seulement en semaine (lun-ven), Seulement les week-ends (sam-dim), Hebdomadaire (sélectionner les jours), Toutes les 2 semaines (sélectionner les jours), Mensuel (sélectionner jour + semaine), Tous les 2 mois (sélectionner jour + semaine).

Si vous choisissez de répéter une activité sur une base hebdomadaire ou mensuelle, vous pouvez sélectionner précisément les jours où vous souhaitez que l'activité se répète. Vous disposez ainsi d'un large éventail d'options. Si une activité se répète, il est également nécessaire de fixer une date de fin. Par défaut, celle-ci est fixée à un mois de la date actuelle.

9. Catégorie - Afin de faire correspondre les activités aux préférences et aux intérêts des résidents, nous apportons une certaine intelligence par le biais d'un arbre de catégories à trois niveaux pour les activités. Vous pouvez étiqueter une activité selon 3 niveaux :

Dimension, Catégorie et Type.

• Par exemple, l'activité "Breathing Yoga with Emily" sera étiquetée comme suit :
  Niveau 1 = Dimension - 6 dimensions du bien-être (par exemple, "physique")
  Niveau 2 = Catégorie d'activité (par exemple, "Entraînement")
  Niveau 3 = Type d'activité (par exemple, "Yoga")
• Cliquez sur le bouton [Sélectionner] pour choisir la catégorie.
• Vous pouvez saisir l'activité dans le champ de recherche situé en haut ou sélectionner l'une des dimensions dans le panneau de gauche, puis choisir le type d'activité et la catégorie qui correspondent le mieux.
• Une fois votre sélection effectuée, cliquez sur le bouton [Choisir] pour revenir à la page Détails.
  

   

  

Nous distinguons les six dimensions suivantes, chacune d'entre elles ayant sa propre étiquette de couleur: Engagement communautaire, émotionnel, intellectuel, physique, social et spirituel.

Dans notre exemple, si notre résidente, Emily, participe à l'activité de yoga, vous verrez l'étiquette de couleur rouge (dimension "physique") pour l'activité "Breathing Yoga with Emily" dans le bureau d'accueil des résidents.

 

10. Animateur - Vous pouvez choisir dans la liste déroulante la personne qui animera cette activité.

Comme les résidents, les contacts et le personnel peuvent être des animateurs, tous les membres actifs de la communauté apparaissent dans la liste. Dans le champ Rechercher un nom, vous pouvez saisir le prénom, le nom de famille ou le numéro d'appartement de la personne. Si vous souhaitez désélectionner le facilitateur que vous avez choisi, vous pouvez soit choisir un autre nom dans la liste, soit cliquer sur REMOVE SELECTED USER sous le champ de recherche. Si vous souhaitez ajouter un facilitateur qui ne figure pas dans la liste, vous devez d'abord l'ajouter en tant qu'utilisateur.

Le facilitateur peut être indiqué dans l'aperçu du calendrier hebdomadaire ou mensuel. Cela permet d'avoir une vue d'ensemble de la charge de travail/planification de chaque facilitateur d'activité.

 

Sélectionnez le nom du facilitateur dans la liste déroulante utilisateur sur la gauche, puis cliquez sur la flèche ronde bleue pour traiter votre entrée. Les activités qui lui correspondent seront toutes indiquées dans la même couleur.

 11. Titre | Brève description | Description - Ces trois champs décrivent l'activité.

• Le Titre est un champ obligatoire et est toujours affiché, par exemple dans l'aperçu des activités auxquelles un utilisateur s'est abonné.
• La Courte description est affichée sous le titre dans la vue détaillée de l'activité.
• La Description (description longue) apparaît sous la description courte.

Dans le champ Description courte, si la description dépasse 30 mots, un compteur de mots affiche un avertissement Nombre maximal de mots atteint.

Cubigo permet la mise en forme de texte enrichi dans les champs "Description courte" et "Description". Vous pouvez ainsi créer un lien hypertexte vers un site web externe pour une activité telle que la réservation de billets pour une excursion.

12. Calendrier - Vous pouvez publier l'activité pour tous les rôles disponibles dans votre communauté.

• Faites votre sélection dans la liste déroulante pour le public cible.
  
• Vous pouvez également publier des activités qui ne sont lisibles/accessibles qu'à vos collègues/personnel.
  

 13.Lieu - Sélectionnez le lieu dans la liste déroulante. C'est là que se déroulera l'activité.

• Ces lieux ont été définis lorsque Cubigo a créé votre communauté.
  
• Si vous choisissez Autre au bas de la liste déroulante, vous pouvez saisir n'importe quel texte pour le nom du lieu.
  

14. Participants - Si cette section est masquée, cliquez sur Participants pour ouvrir les paramètres.

Nombre de participants - Vous pouvez définir le nombre maximum de participants à une activité.

Saisissez un nombre pour indiquer le nombre de personnes autorisées à s'inscrire à cette activité.

Activer la liste d'attente lorsque le nombre maximum est atteint - Vous aurez également la possibilité d'activer une liste d'attente pour cette activité. Lorsque le nombre maximum de participants est atteint, les résidents ne peuvent plus s'inscrire, mais peuvent cliquer sur le bouton [Rejoindre la liste d'attente] dans les pages d'accueil.Les résidents qui s'inscrivent sur la liste d'attente sont ajoutés à l'aperçu des participants de l'administration avec le statut Liste d'attente.

 

Bloquer les inscriptions récurrentes - Si l'activité est récurrente, les résidents peuvent s'inscrire à une seule activité ou à cette activité et à toutes les activités futures. Vous pouvez désactiver cette option et bloquer les inscriptions récurrentes. Dans ce cas, les résidents ne pourront s'inscrire qu'à l'activité d'un jour donné.

 

Ouvrir et fermer les abonnements à une heure prédéfinie - Pour chaque activité, vous pouvez indiquer la date d'ouverture et de fermeture des abonnements. Cela vous permet de travailler sur un calendrier provisoire, en n'ouvrant une activité aux inscriptions qu'à une date ultérieure, mais en ayant déjà publié l'activité dans le calendrier des activités.

 

• Il est possible de définir des heures de début et de fin d'inscription pour des activités uniques et pour une occurrence unique d'une activité récurrente.
  
• Lorsqu'une activité n'est pas ouverte aux inscriptions, une icône de cadenas apparaît sur l'activité dans la grille du back-office ainsi que dans les calendriers hebdomadaire et mensuel.
  
• Lorsqu'une activité n'est pas ouverte aux inscriptions, un message d'avertissement sur les conditions d'abonnement est affiché dans les détails de l'activité.Les boutons d'inscription ne sont disponibles que pendant la période d'inscription.
  

 

Fermer les inscriptions à une heure prédéfinie - Pour les activités à instance unique pour lesquelles l'inscription est obligatoire, nous permettons aux utilisateurs de l'administration et du personnel de définir une date et une heure auxquelles les inscriptions à l'activité sont fermées.

Nous informons le résident, via les détails de l'activité, de l'état de fermeture de cette activité spécifique.

 

Définir le prix de cette activité - Si une activité est payante, vous pouvez en fixer le prix.

Tous les participants suivis pour cette activité verront cette activité comme "facturable" dans le domaine facturable (aperçu des factures dans la gestion des utilisateurs).

Rappel - Cochez cette option si vous voulez que Cubigo envoie un rappel aux utilisateurs qui ont souscrit à l'activité.Ce rappel prendra la forme d'une notification in-app 24 heures avant le début de l'activité et 1 heure avant le début de l'activité.

 

15. Télévision interne / Affichage numérique

• Si cette section est cachée, cliquez sur In-house TV / Digital Signage pour ouvrir les paramètres.
  
• Annoncer cette activité sur l'affichage numérique dans l'aperçu quotidien - Les activités peuvent être diffusées quotidiennement. Dans la liste déroulante Chaînes, l'information sera publiée sur les écrans que vous sélectionnez (les chaînes communautaires TV1, TV2, TV3, etc.).
  
• Si vous indiquez "Annoncer cette activité sur l'affichage numérique dans l'aperçu quotidien" dans les paramètres de l'activité, elle sera publiée dans la vue de l'horaire. Vous pouvez également la publier sur une diapositive séparée en cliquant sur "Afficher la diapositive détaillée de cette activité sur l'affichage numérique".
  

Si vous ne l'indiquez pas dans les paramètres, l'activité ne sera publiée ni dans le planning ni sur la diapositive séparée.

 

 

• Diffuser une vidéo YouTube sur l'affichage dynamique / un canal interne à l'heure de début de l'activité - Choisissez les canaux vers lesquels vous souhaitez diffuser, puis insérez le lien URL YouTube.

  • Au début de l'activité, la vidéo apparaît sur le canal interne que vous avez sélectionné.
    

 

16. Enregistrer l'activité - Enfin, n'oubliez pas de sauvegarder l'activité ! Il est important de ne pas oublier d'enregistrer l'activité, sinon les informations ne seront pas stockées tant que vous n'aurez pas cliqué sur le bouton bleu [Enregistrer l'activité] en bas de l'écran.