Participation | Comment abonner quelqu'un à une activité

• In this detail screen, you can perform multiple Staff actions such as Add attendee, Take attendance, or Copy link to a news article.  Click on the Staff actions drop-down list in the top right corner to see your options.
• Select Add attendee if you want to subscribe someone Just this once or as a Recurring activity.  Click the [Add attendee] button.  The name of this person will appear in the Attending section on the right side of the screen.

Il existe plusieurs façons d'inscrire un résident, une famille ou un bénévole à une activité communautaire.

Option 1 : Le cube Activités sur votre écran d'accueil (front office)

Par l'intermédiaire du front office, tous les utilisateurs ayant un rôle d'administrateur, d'employé, de bénévole ou de vendeur peuvent prendre des présences et/ou inscrire des résidents à une activité.

Cliquez sur le cube Activités > Voir les activités > recherchez dans le calendrier, dans le coin supérieur droit, l'activité spécifique à laquelle vous souhaitez vous inscrire > Cliquez sur la tuile de l'activité spécifique pour ouvrir les détails de l'activité.

• Dans cet écran détaillé, vous pouvez effectuer plusieurs actions pour le personnel, telles qu'ajouter un participant, prendre des présences ou copier un lien vers un article de presse. Cliquez sur la liste déroulante Actions du personnel dans le coin supérieur droit pour voir les options disponibles.
  
• Sélectionnez Ajouter un participant si vous souhaitez inscrire quelqu'un à cette activité unique ou récurrente. Cliquez sur le bouton [Ajouter un participant]. Le nom de cette personne apparaîtra dans la section Participants sur le côté droit de l'écran.

Nouveau

Vous pouvez désormais sélectionner plusieurs utilisateurs à la fois lorsque vous ajoutez des participants à l'activité.

Option 2 : Panneau de navigation pour les activités (back office)

En tant que membre du personnel des activités, vous pouvez également ajouter des participants ou prendre des présences via le panneau du back-office de votre service d'activités.

Dans le back-office, allez dans ACTIVITÉS > Éléments et sélectionnez l'activité spécifique dans la grille en cliquant dessus.

• Le détail de l'activité s'ouvre et affiche un deuxième onglet intitulé Participation.
  
• Sur cette page, vous pouvez gérer les présences.
  
• Cliquez sur le bouton [Ajouter un participant] dans le coin supérieur droit pour ajouter une personne (résident, famille, prospect, etc.) à la liste des participants (cette opération doit être effectuée avant le début de l'activité).
  
• Dans la liste déroulante Rechercher un nom ou un appartement, sélectionnez le nom du participant.
  
• Cliquez sur le bouton [Ajouter un participant].
  
• Si le participant choisit de n'être intéressé que par l'activité, il ne sera pas inscrit à l'activité, mais recevra une notification à ce sujet.

• Vous pouvez également cliquer sur le bouton [Prendre les présences] dans le coin supérieur droit pour ouvrir et gérer la liste des participants (jusqu'à 7 jours après la clôture de l'activité).
  
• Si un résident se présente à l'improviste, sélectionnez son nom dans la liste déroulante Nom de recherche.
  
• Cliquez sur le bouton [Continuer] pour continuer.
  
• S'il ne manque personne parmi les participants qui se sont inscrits à l'activité, le message suivant s'affiche : "Il ne manque personne ! Vous pouvez maintenant enregistrer cette liste de participants".
  
• Si vous avez terminé de prendre les présences, cliquez sur le bouton [Terminé].

Retirer un résident d'une activité

• Dans le panneau de back-office des activités, ouvrez l'activité et naviguez jusqu'à l'onglet Présence
  
• Dans la ligne du nom du résident, cliquez sur [Changement] --> [annuler].
  

• Si l'activité est récurrente, il vous sera demandé si vous souhaitez supprimer un résident d'un événement particulier ou de toutes les instances de cette activité. Sélectionnez l'option qui vous convient et cliquez sur [Supprimer].

• Le message suivant s'affiche : "La suppression des participants a été effectuée avec succès.
  

Statut

Les différences de statut de participation des résidents à une activité sont expliquées ci-dessous :

• J'y vais - Ce statut indique que le résident participera certainement à l'activité. Le résident est inclus dans le nombre maximum de participants. Il n'est pas possible de choisir ce statut une fois que le nombre maximum de participants a été atteint.
  
• Je ne peux pas y aller - Si le résident change d'avis après avoir choisi l'option "Je vais", il peut modifier son statut pour indiquer qu'il ne peut pas participer à l'activité.
  
• Participe- Il s'agit du statut lorsque l'inscription est obligatoire. Comme pour l'option "J'y vais", l'inscription indique que le résident participera certainement à l'activité, mais elle implique également l'obligation pour le résident de payer les frais, le cas échéant. Le résident est inclus dans le nombre maximum de participants. Il n'est pas possible de choisir ce statut une fois que le nombre maximum de participants a été atteint.
  
• Je suis intéressé - Ce statut indique que le résident peut ou ne peut pas participer. Le résident n'est pas inclus dans le nombre de participants. Il est toujours possible de choisir ce statut même si une activité a atteint le maximum de participants inscrits.
  
• Non intéressé - Une fois qu'un résident a indiqué qu'il était intéressé, ce choix est également disponible pour indiquer qu'il n'est plus intéressé.
  
• Liste d'attente - Une liste d'attente est activée pour l'activité lorsque le nombre maximum de participants inscrits est atteint.

Export to PDF

• If you want to export and/or print the list of attendees, go to the Attending tab, click on the Export drop-down list in the top right corner, then select Export to .PDF 
• You also have the option to export and/or print a list of activities on the Activities page.  Click on the Export drop-down list in the top right corner, then select from the following options:  Day view, Week view landscape, Week view portrait, Month view, and Export to .PDF
• A .PDF file is generated with all the attendees and details such as their name, profile picture, email, date of signing up, attendance status, and mobility aids (if indicated in the resident's profile).

Exporter au format PDF

• Si vous souhaitez exporter et/ou imprimer la liste des participants, allez dans l'onglet Participants, cliquez sur la liste déroulante Exporter dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez Exporter au format PDF.
  
• Vous avez également la possibilité d'exporter et/ou d'imprimer une liste d'activités sur la page Activités. Cliquez sur la liste déroulante Exporter en haut à droite, puis sélectionnez l'une des options suivantes : Aperçu du jour, Aperçu de la semaine en Paysage, Aperçu de la semaine en Portrait, Aperçu du mois et Exporter au format .PDF.
  
• Un fichier .PDF est généré avec tous les participants et des détails tels que leur nom, leur photo de profil, leur adresse électronique, la date de leur inscription, leur statut de présence et les aides à la mobilité (si elles sont indiquées dans le profil du résident).

Remarque : l'emplacement où sont stockés les fichiers téléchargés dépend du système d'exploitation de votre ordinateur, tablette ou smartphone. Veuillez consulter le manuel de votre appareil si vous ne le trouvez pas. Les fichiers téléchargés sont généralement stockés dans un dossier appelé Téléchargements.