Dans la gestion des utilisateurs, tous les éléments facturables, issus de tous les services, sont regroupés dans l'aperçu des factures.
Allez dans la gestion des utilisateurs dans le back-office (panneau de gauche) pour consulter l'onglet "Facture". Dans cette grille de facturation, nous répertorions tous les éléments facturables par utilisateur, à travers tous les services.
Pour chaque utilisateur, nous répertorions une ligne avec la somme de tous les éléments facturables exportés, et une ligne avec la somme de tous les éléments non exportés, le cas échéant. Par défaut, seule la ligne des éléments exportés est affichée dans cette grille. Cochez la case "inclure également les enregistrements exportés" en haut de la liste si vous souhaitez afficher tous les éléments dans la liste.
Utilisez le filtre en haut de la grille pour modifier vos résultats :
- Sélecteur de date : définissez la plage de temps pour les éléments facturables, par défaut, elle est définie sur le premier et le dernier jour du mois précédent ;
- Impayé/payé : il existe un format de fichier d'export différent pour les éléments payés et non payés ;
- Sélecteur de rôle : sélectionnez les rôles pour lesquels vous souhaitez exporter des éléments facturables, tous les rôles des résidents sont sélectionnés par défaut ;
- Recherche de nom : recherchez un utilisateur spécifique pour exporter des éléments facturables pour un utilisateur ;
- Sélectionnez un ou plusieurs services, si aucun service n'est sélectionné, les éléments sont exportés pour tous les services ;
- "inclure également les enregistrements exportés" : une fois qu'un export final des éléments facturables a été effectué, ces éléments obtiennent un statut exporté et ne sont plus affichés par défaut dans la grille et ne sont pas inclus dans l'export suivant. Sélectionnez cette option pour afficher les éléments déjà exportés et les inclure dans l'export ;
- Menu déroulant d'export : le menu déroulant d'export propose un export final et un export .csv provisoire. L'export provisoire n'a aucun impact sur le statut exporté des éléments facturables, seuls les éléments non exportés obtiennent le statut final "exporté" lors de la génération du fichier final.csv.
Les formats d'export actuels sont importables pour Yardi. Le fichier avec les éléments payés (fichier de revenus du journal) contient les éléments payés par carte ou en espèces dans le service de la salle à manger POS. Tous les autres éléments facturables sont exportés comme éléments impayés vers le fichier d'export de facturation.
Le fichier d'export de facturation contient à la fois un code résident Yardi et un code de propriété/communauté. Les deux codes sont stockés dans Cubigo ; le code résident dans le profil du résident, le code de propriété dans la configuration communautaire backend.
Exemple de fichier d'exportation (importable pour Yardi) :
Dans ce fichier d'exportation, les éléments facturables sont répartis, y compris le code résident, la communauté, le service, la date de transaction et le mois de publication, le code de facturation et le montant.
Nous ajoutons une logique étendue dans les services de restauration pour marquer automatiquement les éléments dans une commande de restauration comme étant facturables.
Nous introduisons un code de facturation au niveau de l'élément de restauration et pouvons définir, au niveau du code de facturation, par rôle, par commande à emporter ou à consommer sur place, et par créneau horaire des repas, si un élément est facturable ou non. Nous prévoyons également la logique pour marquer les premières x instances commandées d'un élément avec un code de facturation facturable comme étant exclues (non facturables).
Par exemple, le code de facturation « Alcool » pour les résidents pour le créneau horaire du dîner pour le service de restauration sur place est marqué comme facturable, sauf pour la première instance de l'élément avec le code de facturation « Alcool ».
Les éléments facturables pour les commandes à emporter ne peuvent pas être modifiés (pour ne pas être facturables) dans le détail de la demande de restauration en back-office.
L'identifiant externe (tel que l'identifiant Yardi nécessaire pour identifier de manière unique le résident dans Yardi) est stocké dans la section de compte du profil Cubigo :
Avis important :
Après avoir exporté les éléments facturables dans le fichier .csv final, ces éléments deviennent non modifiables dans la demande.
Par exemple, un avertissement dans une demande de restauration en point de vente pour indiquer que les informations facturables sont en lecture seule :
Exportation facturable - Configuration du serveur SFTP
Selon le logiciel de facturation que vous utilisez, nous configurons un serveur SFTP pour déposer les exportations de facturation vers cette application de facturation tierce. Ces applications de facturation externes peuvent récupérer les exportations pour les importer et les traiter davantage.
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