Hoe een lijst met factureerbare items raadplegen en exporteren ?

In het gebruikersbeheer worden alle factureerbare items die alle diensten kruisen verzameld in het factuuroverzicht.

Ga naar Gebruikersbeheer in de backoffice (linkerpaneel) om het tabblad 'Factuur' te bekijken. In dit Factuuroverzicht vermelden we alle factureerbare items per gebruiker, over alle diensten heen.

Voor elke gebruiker tonen we 1 regel met de som van alle geëxporteerde factureerbare posten en 1 regel met de som van alle eventuele niet-geëxporteerde posten. Standaard wordt alleen de regel voor de geëxporteerde items getoond in dit raster. Vink het vakje 'include also exported records' bovenaan de lijst aan als je alle items in de lijst wilt zien.

Gebruik het filter bovenaan het raster om je resultaat aan te passen:

• datepicker: stel het tijdsbereik in voor de factureerbare items, standaard ingesteld op de eerste en laatste dag van de vorige maand;
• onbetaald/betaald: er is een ander export bestandsformaat voor betaalde en onbetaalde items;
• rolselector: selecteer rollen waarvoor je factureerbare items wilt exporteren, alle residente rollen zijn standaard geselecteerd.
• zoeknaam: zoek naar een specifieke gebruiker om factureerbare items voor 1 gebruiker te exporteren
• selecteer een of meerdere diensten, als er geen diensten zijn geselecteerd, worden items geëxporteerd voor alle diensten
• 'ook geëxporteerde records meenemen': zodra een definitieve export is gemaakt van factureerbare items, krijgen deze items een geëxporteerde status en worden ze standaard niet meer getoond in het raster en niet meegenomen in de volgende export. Vink deze optie aan om de reeds geëxporteerde items toch te tonen en mee te nemen in de export.
• Export dropdown: de export dropdown biedt een definitieve en een concept .csv export. De concept-export heeft geen invloed op de geëxporteerde status van factureerbare items, niet-geëxporteerde items krijgen pas de definitieve status 'geëxporteerd' bij het genereren van het definitieve.csv-bestand.

De huidige exportformaten zijn Yardi-importformaten. Het bestand met de betaalde posten (Journaalopbrengstenbestand) bevat de posten die met een kaart of contant zijn betaald in de kassaservice. Alle andere factureerbare items worden als onbetaalde items geëxporteerd naar het kostenexportbestand.

Het kostenexportbestand bevat zowel een Yardi-bewonercode als een eigendom/gemeenschap-code. Beide codes zijn opgeslagen in Cubigo; bewonerscode in het bewonersprofiel, eigendomscode in de backend community configuratie.

Voorbeeld exportbestand (importeerbaar voor Yardi):

In dit exportbestand worden de factureerbare items opgesplitst, inclusief bewonerscode, gemeenschap, dienst, transactiedatum en postmaand, tenlasteleggingscode en bedrag.

We voegen uitgebreide logica toe aan de eetservices om items in een eetopdracht automatisch als factureerbaar te markeren.

We introduceren een kostencode op het niveau van het eetartikel en kunnen op kostencodeniveau per rol, per take out of eat in en per maaltijdslot definiëren of een item factureerbaar is of niet. We zullen ook de logica voorzien om de eerste x bestelde exemplaren van een item met een factureerbare kostencode te markeren als uitgesloten (niet factureerbaar).

Bijv. de kostencode Alcohol voor bewoners voor het tijdslot van het diner voor de eetservice wordt gemarkeerd als factureerbaar, behalve voor de eerste instantie van het item met kostencode 'Alcohol'.

Factureerbare items voor afhaalorders kunnen niet worden gewijzigd (in niet factureerbaar) in de backoffice eetverzoekgegevens.

De externe ID (zoals de Yardi-ID die nodig is om de bewoner uniek te identificeren in Yardi) wordt opgeslagen in de accountsectie van het Cubigo-profiel:

Belangrijke opmerking:

Na het exporteren van de factureerbare items in het final.csv bestand, worden deze factureerbare items van de aanvraag niet meer bewerkbaar in de aanvraag.

Bijvoorbeeld een waarschuwing in een POS-eetverzoek om aan te geven dat de factureerbare info alleen leesbaar is:

Factureerbare export - SFTP-server instellen

Afhankelijk van de factureringssoftware die je gebruikt, stellen we een SFTP-server in om factuurexports naar deze externe factureringsapplicatie te sturen. Deze externe factureringsapplicaties kunnen de exports ophalen voor import en verdere verwerking.