Hoe een activiteit toevoegen ?

Als beheerder kan u via deze cube de activiteiten aanmaken, de kalender beheren, de inschrijvingen en de wachtlijst opvolgen maar ook aanwezigheden registreren. Open het backoffice menu links via het icon langs het community logo bovenaan. Hier vindt u de oplijsting van de diensten die in uw community actief zijn. Ga via het menu voor Activiteiten naar het submenu Items.

Dit overzicht geeft alle reeds bestaande activiteiten weer. U kan hierin zoeken via de datum bovenaan, de filter per kolom of via sortering.

Gebruik de knop [+ Voeg activiteit toe] om een nieuwe activiteit in uw agenda in te voeren. Of vanuit de maandelijkse kalenderweergave komt er een + teken te voorschijn wanneer u met uw muis over de tekst schuift. Klik op dit + teken om een nieuwe activiteit voor een bepaalde dag toe te voegen.

Bovenaan rechts kan u een Activiteit toevoegen, waarmee een detailformulier voor de activiteit opent. Vul de velden één voor één in om de informatie voor deze activiteit en de manier waarop en naar wie u ze verspreidt volledig te maken.

 Afbeelding

Voeg hier een afbeelding toe voor deze activiteit. U kan deze achteraf nog verwijderen of vervangen door een andere afbeelding. U heeft de keuze uit de formaten .jpg of .png. Andere bestandstypen worden niet toegelaten.

U kan een afbeelding ophalen uit uw persoonlijke bibliotheek of u kan een afbeelding ophalen uit de gemeenschappelijke/corporate fotobibliotheek ( zie Unsplash in onderstaande voorbeeld). Vraag uw Project manager om deze voor u te activeren.

Startdatum

Selecteerde datum hier in de kalender.

Starttijdstip

Selecteer hier het tijdstip (uur en minuten) waarop de activiteit start/aanvangt.  

Eindtijdstip

Duid aan of u een eindtijdstip voor de activiteit wenst mee te geven en kies deze.

Herinnering

Selecteer deze optie indien u via Cubigo een herinnering wenst te sturen naar diegene die zich ingeschreven hebben of aangegeven als geïnteresseerd. Deze herinnering wordt de dag voordien gestuurd (op het starttijdstip) en nogmaals één uur voor de start.

Herhalen

U kan hier aangeven of de activiteit herhaald wordt en zo ja, volgens welk ritme (dagelijks, wekelijks, 2-wekelijks, …) en op welke dagen precies. U kan hier ook een einddatum voor de herhaling instellen.

Categorie

Duid hier aan tot welke categorie deze activiteit behoort. Deze informatie wordt afgebeeld in de kalender zodat de bewoners gemakkelijk die activiteiten kunnen zoeken die hen interesseren.

Animator

U kan aangeven wie als animator deze activiteit organiseert of begeleidt. Kies hiervoor de juiste naam uit de lijst van medewerkers of residenten.

De animator kan worden weergegeven in het week- of maand kalenderoverzicht. Dit helpt om een overzicht te krijgen van de werklast/planning voor elke animator/animatrice.

Selecteer hier de naam van de facilitator in de dropdown lijst (links bovenaan het overzicht), de activiteiten die bij hem/haar horen krijgen allemaal dezelfde kleurindicatie.

Titel – korte omschrijving - omschrijving

In deze 3 velden kan u de activiteit beschrijven.  De titel verschijnt bovenaan elke tegel met daaronder de korte omschrijving gevolgd door omschrijving, indien nodig. De omschrijving laat 120 karakters toe, zodat deze informatie netjes kan gepubliceerd worn langere oden via de beeldschermcommunicatie. U kan een hyperlink naar een externe website hierin toevoegen, bijvoorbeeld voor de reservatie van plaatsen.

Locatie

Via locatie kan u aangeven waar (in welk lokaal) deze activiteit plaatsvindt.

Inschrijven

U kan hier aanduiden of inschrijven verplicht is. Dit maakt het beheer van aanwezigheden eenvoudiger.

Blokkeren van terugkerend inschrijven

Als een activiteit periodiek plaatsvind kunnen bewoners zich voor één keer of voor alle geplande data inschrijven. U kunt deze optie deactiveren en op die manier terugkerend inschrijven blokkeren. In dit geval is het mogelijk voor bewoners zich alleen in te schrijven voor één specifieke dag. 

Inschrijvingen afsluiten

Voor activiteiten waarvoor inschrijving verplicht is, kan u als beheerder of medewerker een datum meegeven waarop de inschrijvingen worden afgesloten.

Deze sluitingsdatum wordt ook in het activiteitendetail getoond in de frontoffice. Wanneer de inschrijvingen effectief zijn afgesloten, wordt dit ook meegedeeld via het activititeitendetail.

Aantal deelnemers

Hier kan u het maximum aantal deelnemers voor een activiteit ingeven. Wanneer u een limiet ingeeft, wordt de mogelijkheid getoond om een wachtlijst aan te leggen. De bezoekers krijgen dan hiervoor een duidelijke melding. In het activiteitenoverzicht wordt ook de wachtlijst per activiteit getoond zodat u als beheerder kan beslissen wie wordt toegelaten bij vrijgekomen of extra plaatsen voor deze activiteit.

Prijs

U kunt aangeven, indien de activiteit betalend is, de toegangsprijs per deelnemer. De bezoekers krijgen deze prijsinformatie te zien via het detail over de activiteit.

Publiceer

Gelieve hier aan te geven voor welke rollen deze activiteit bestemd is, hetgeen betekent wie zich hierop kan inschrijven. Kruis de rollen weg voor wie deze activiteit niet bestemd is.

U kan ook activiteiten aanmaken die enkel voor uw collega's/medewerkers bestemd zijn.

U kan tevens aangeven of deze activiteit via externe beeldschermcommunicatie mag verspreid worden binnen uw community. Kies hiervoor de beeldschermen/televisies via welke deze activiteit getoond mag worden.

Focus

Via Focus duidt u aan vanuit welke afdeling/groep deze activiteit wordt georganiseerd. Bezoekers kunnen via de activiteitenkalender selecteren op focus, om te raadplegen welke activiteiten vanuit een bepaalde afdeling/groep worden georganiseerd. Dit staat los van mogelijke deelname.

Blokkeer herhalen

Als een activiteit herhaald wordt, kunnen residenten zich eenmalig inschrijven of voor elke keer dat de activiteit plaatsvind. U kunt klikken op de knop "inschrijven op herhalen uitschakelen", zodat deze wordt uitgeschakeld.

Publiceren naar beeldschermcommunicatiesysteem

Klik op  Publiceer naar mijn beeldschermcommunicatiesysteem 

activiteiten kunnen op een dagelijkse basis worden uitgezonden. 

In de eerste horizontale balk kunt u aangeven naar welke schermen u de informatie over de activiteit wilt uitzenden.

Opslaan

And last but not least: sla deze details op om de activiteit te publiceren.