Hoe de aanwezigheden registreren ?

U kan via Activiteiten eenvoudig de aanwezigheden registreren per activiteit. Dit is zeer nuttig om achteraf het succes van bepaale activiteiten te evalueren. Dit is enkel van toepassing op activiteiten waarvoor deelnemers ingeschreven zijn. U kan dit doen ter plaatse (tijdens de activiteit) of tot 7 dagen na de activiteit.

Ga hiervoor naar het submenu Items en zoek de activiteit waarvoor u dit wenst te doen uit de lijst. U kan gebruik maken van de datumzoeker bovenaan of de filters of sortering om deze te vinden.

Het week- en maandoverzicht geeft onderaan extra informatie over de verdeling van de activiteiten binnen de versschillende dimensies ( Sociaal, Intellectueel, ...). Filteren op deze dimensies is mogelijk, vanaf de activiteitenlijst (grid) en de kalenders.

Elke regel in dit overzicht geeft details over de specifieke activiteit, zoals titel, aanwezigheden, locatie en status.

Klik op het aantal inschrijvingen in de kolom Aanwezig om naar de aanwezigheidslijst te gaan.

Een nieuw scherm Aanwezig wordt geopend met details over de inschrijvingen per activiteit. Via dit scherm kan u ter plaatse of tot 7 dagen na de activiteit, de aanwezigheden met details verder beheren.

Bovenaan leest u status van de activiteit (bijv. gepubliceerd). De kleurlabels duiden per deelnemer de status van de inschrijving aan: groen voor ingeschreven deelnemers, oranje voor deelnemers die op de wachtlijst staan. Deze lijst bevat ook contactgegevens van de deelnemers (telefoon, profielfoto), het tijdstip van inschrijving en uitdagingen (indien geregistreerd in het profiel).

Een aanwezige toevoegen aan de lijst

Is een deelnemer opgedaagd die niet was ingeschreven vooraf ? Klik op de knop Deelnemer toevoegen om hem/haar alsnog toe te voegen aan deze activiteit.

Selecteer de extra deelnemer uit de namenlijst en geef aan of hij/zij deelneemt aan enkel deze activiteit of alle herhaaldelijke activiteiten. Sluit de toevoeging af via de groene knop onderaan.

Een aanwezige toevoegen aan de wachtlijst

Wanneer het maximum aantal inschrijvingen is bereikt, kan u via deze weg geïnteresseerden toevoegen aan de wachtlijst. Let op: dit kan enkel indien u de wachtlijst geactiveerd heeft voor deze activiteit. Gebruik hiervoor de oranje knop bovenaan [Bewoner aan wachtlijst toevoegen]. U dient deze wachtlijst zelf te beheren. Plaatsen op de wachtlijst worden niet automatisch overgezet naar de inschrijvingen wanneer er plaatsen vrijkomen. U beslist hierover door de status van de deelnemer te veranderen naar ingeschreven. De deelnemer wordt geïnformeerd via een melding en ziet de aangepaste status in zijn/haar activiteitenoverzicht.

Een aanwezige verwijderen van de lijst

Via deze lijst kan u ook ingeschreven deelnemers die niet opdagen, van de aanwezigheidslijst halen of verwijderen. Gebruik hiervoor de check box voor de naam van de deelnemer en kies de gepaste actie ‘Verwijder’ uit de dropdown. Bevestig uw keuze ! De kolom voor de naam bevat de juiste status van aanwezig/afwezig.

Status

We onderscheiden de volgende statussen m.b.t. aanwezigheid/inschrijving voor een activiteit:

• Ik ga
  Dit betekent dat de bewoner zal deelnemen. Deze bewoner is meegeteld in het aantal toegelaten deelnemers. Deze status kan niet meer gekozen worden wanneer het maximum aantal bereikt is.
• Ingeschreven
  Deze status refereert naar activiteiten waarvoor inschrijving verplicht is, soms gekoppeld aan betaling. Deze deelnemer is meegeteld in het aantal toegelaten deelnemers. Deze status kan niet meer gekozen worden wanneer het maximum aantal bereikt is.
• Ik heb interesse
  Deze status geeft aan dat de deelnemer mogelijkerwijze zal deelnemen, het is geen definitieve keuze. Deze deelnemer is niet meegeteld in het aantal toegelaten deelnemers. Deze status kan steeds gekozen worden ook wanneer het maximum aantal bereikt is.
• Ik heb geen interesse
  Deze status is een vervolgstatus op ‘ik heb interesse’ en wordt enkel getoond in dat geval om een eerdere interesse te annuleren.
• Wachtlijst
• Deze status wordt getoond wanneer het maximum aantal inschrijvingen is bereikt. Enkel medewerkers kunnen deze status aanpassen, dit gebeurt niet automatisch bij het vrijkomen van plaatsen.

Aanwezigheidslijst exporteren naar PDF

Op meerdere plaatsen in Cubigo kunnen lijsten/overzichten geëxporteerd worden, zo ook met de aanwezigheidslijst. Zie hiervoor het download icoon bovenaan de lijst. We generen hierbij een pdf file die ook de profielfoto en hulpmiddelen weergeeft, zoals geregistreerd in het residentprofiel. Het hangt van uw persoonlijk toestel af waar deze download wordt bewaard. Meest courante folder hiervoor is Downloads.