Demandes - Comment traiter une demande de maintenance

Dans Cubigo, vous pouvez traiter les demandes d'entretien et tenir vos résidents informés de la planification.

Vous allez dans Entretien| Aperçu des demandes à partir de la barre latérale de l'administrateur.

La grille vous montre l'aperçu des demandes d'entretien avec tous les détails pertinents de chaque demande sur une seule ligne : client, coordonnées, date de la demande, problème, priorité, commentaires du résident, statut de la demande et action à prendre par le personnel (ou changement de statut).

Chaque statut a une couleur spécifique.

En haut de la grille (ainsi que dans la barre latérale du menu), nous affichons le nombre de nouvelles demandes d'entretien entrantes.

Sélecteur de date 

Le sélecteur de date situé en haut de la grille permet de filtrer les demandes en fonction de la date.

Traitement

Vous ouvrez une demande d'entretien en cliquant quelque part sur les détails : le ticket d'entretien complet (avec un numéro) vous donne tous les détails :

Ce ticket vous permet de communiquer avec le résident dans le champ des commentaires. Cette communication se fait "en tête à tête" entre le personnel d'entretien et le résident.

Pour modifier le statut de la demande, vous cliquez sur le bouton "Modifier" dans un ticket ouvert OU vous pouvez cliquer sur le menu déroulant "Action" dans la grille (vue d'ensemble) sans ouvrir le ticket. Changez le statut du ticket pour le statut approprié. Les résidents seront informés par une notification.

Ajouter des détails relatifs au travail

La deuxième partie du ticket de maintenance est dédiée au personnel de maintenance pour enregistrer des informations liées au travail comme la date d'échéance, le temps passé, le coût du matériel et l'option facturable. Ces champs ne sont pas disponibles dans le formulaire de demande pour le résident et ne sont pas visibles pour le résident dans l'historique des détails de la demande. Les informations sont également reprises dans la liste xls exportable, afin de pouvoir être recherchées.

Cette partie contient les informations suivantes:

• coût du matériel: montant + commentaire en texte libre
  
• temps investi: heures + commentaire en texte libre
  
• facturable: valeurs définies par la communauté
  
• suivi : valeurs définies par la communauté
  
• note : texte libre

Téléchargement

A côté du sélecteur de date, vous trouvez l'icône pour créer un téléchargement des demandes de maintenance au format xls ou pdf, comme visualisé dans la grille. L'exportation reprend la durée et les filtres actifs dans la grille. Il contient toutes les informations visibles dans la grille ainsi que les champs de back-office liés au travail mentionnés ci-dessus.

Afin d'organiser la planification des travaux de maintenance, la grille peut être filtrée par type de problème.

Le téléchargement en pdf (format A4) sera disponible dans l'application, prêt à être imprimé.

Imprimer

Lorsqu'une imprimante de tickets est mise en place pour la communauté via Google Cloud printing, une option supplémentaire d'impression de tickets apparaîtra dans la barre supérieure.

Demande du personnel

Si une demande est faite par le personnel, les initiales de l'utilisateur du personnel sont affichées dans un petit cercle au-dessus de la photo de profil du résident.