Privacyverklaring voor gebruikers Cubigo Community Platform

Hier vindt u de privacyverklaring van Cubigo Community Platform. Deze versie is van toepassing vanaf 24/07/2023.

1.  Inleiding

Wij hechten veel waarde aan de privacy en veilige verwerking van uw gegevens. Transparantie met betrekking tot het gebruik van uw persoonlijke gegevens is cruciaal voor het opbouwen van vertrouwen, goodwill en een sterke relatie met al onze belanghebbenden. Daarom is dit privacybeleid relevant voor u als eindgebruiker van het Cubigo Community platform. In sectie 1 vertellen we u welke persoonlijke gegevens we over u hebben en hoe we uw persoonlijke gegevens verwerken. Deze algemene principes gelden voor Cubigo als verwerker en verwerkingsverantwoordelijke.

Wat het Cubigo Community platform betreft, opereert Cubigo in een dubbele rol als verwerker en als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens. We belichten de overeenkomstige verantwoordelijkheden ten opzichte van u als eindgebruiker in 2 secties: alle informatie over Cubigo als verwerker van persoonsgegevens wordt beschreven in deze sectie 2; lees meer in sectie 3 over Cubigo als verwerkingsverantwoordelijke van persoonsgegevens.

Sectie 1 : Algemene principes 

1.1 Motivatie

Eerst willen we de belangrijkste redenen achter dit Privacybeleid benadrukken:

• Uitleggen hoe we de informatie gebruiken die u met ons deelt als eindgebruiker van Cubigo Community en u er een geweldige ervaring mee geven;
• Ervoor zorgen dat u begrijpt welke informatie we met uw toestemming verzamelen en wat we er wel en niet mee doen; en
• Ons verantwoordelijk houden voor het beschermen van uw rechten en privacy onder dit Beleid.

We bevestigen hierbij dat we voldoen aan de wettelijke vereisten voor de verwerking van persoonsgegevens, overeenkomstig de nationale regelgeving en conform door de Europese GDPR-verordening. 

1.2 Wettelijke grond

Wij verwerken uw persoonsgegevens op de volgende rechtsgronden:

• op basis van uw toestemming
• op basis van een gerechtvaardigd belang waarbij we een belangenafweging hebben gemaakt
• voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent
• omdat het noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan Cubigo is onderworpen

Als we persoonsgegevens hebben verzameld op grond van een gerechtvaardigd belang of overeenkomst, dan mogen we deze gegevens in de toekomst ook gebruiken voor een ander doel dat verenigbaar is met het oorspronkelijke doel. We mogen dit alleen doen als we rekening houden met de relatie tussen het oorspronkelijke en het toekomstige doel, de context voor gegevensverwerking, het type gegevens, de toegepaste beveiligingsmaatregelen en de impact voor u als betrokkene.

1.3 Contact opnemen

Het bedrijf dat het Cubigo-platform beheert en uw persoonsgegevens verwerkt, al dan niet namens zijn partners, is: Cubigo nv, België

Als u vragen hebt over het privacybeleid van Cubigo, kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van Cubigo (DPO) via privacy@cubigo.com.

Cubigo, België

Corda Campus Hal B

Kempische Steenweg 303 bus 103

3500 Hasselt, België

KBO : BE 0838 815 319

Volledigheidshalve delen wij u mee dat, indien ons antwoord niet aan uw behoeften voldoet, u het recht hebt een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), op het e-mailadres contact@apd-gba.be.

1.4.Persoonsgegevens die verzameld worden

1.4.1 Persoonlijke informatie

De persoonlijke informatie die we verzamelen omvat:

• Registratie-informatie: met inbegrip van uw naam, voornaam, e-mailadres, geboortedatum wanneer u zich registreert en andere gegevens die u verder aanvult in uw profiel wanneer u Cubigo Community gebruikt. Met uitzondering van uw naam, voornaam en e-mailadres, zijn de overige gegevens niet verplicht. Wanneer u een bestelling uitvoert via Cubigo Community, dan plaatst u deze bij één van onze partners die verantwoordelijk geacht wordt voor de correcte uitvoering van de (verkoop)overeenkomst. Wordt hierbij naar financiële informatie gevraagd, dan verloopt de afhandeling via externe e-commerce betalingssoftware. Cubigo geeft alleen de status van transacties en de bijbehorende betaalmethode weer.
• Informatie bij het invullen van een formulier, onze website of bij het invullen van specifieke Cubes;
• Informatie naar aanleiding van het aanmelden voor onze nieuwsbrief;
• Informatie naar aanleiding van het plaatsen van een bestelling of reservatie via Cubigo Community rechtstreeks of via een geconnecteerde spraaktoepassing;
• Informatie in het kader van een (tevredenheid)bevraging of enige andere marketingcommunicatie;
• Informatie in het kader van het gebruik van bepaalde andere sites die verbonden zijn aan Cubigo Community zoals Zendesk waarmee onze support-afdeling u kan bijstaan met vragen of problemen die u ondervindt bij het gebruik van Cubigo Community;
• Alle andere informatie die u naar ons stuurt, bijvoorbeeld wanneer u ons contacteert met vragen of opmerkingen.

1.4.2. Andere persoonsinformatie waarvoor specifieke toestemming nodig is

Een andere categorie persoonsinformatie bevat informatie die ons de mogelijkheid biedt om u extra functies aan te bieden. We ontvangen deze informatie nooit, tenzij u er voor kiest om dit met ons te delen. Hier volgen een aantal voorbeelden:
- Uw specifieke locatie: we zullen nooit de specifieke locatie van uw toestel verzamelen of gebruiken zonder dat we eerst een goedkeuring ontvangen;
- Uw microfoon: door het gebruik van de microfoon, zou u in staat kunnen zijn om Cubigo Community te besturen met uw stem. Niettegenstaande zullen we nooit uw microfoon openen of gebruiken tenzij u ons hiervoor de toestemming geeft. Ondanks de gegeven toestemming, heeft u altijd de mogelijkheid om de toegang tot de microfoon uit te schakelen.

1.4.3. Bijzondere persoonsgegevens

Hoewel we in principe geen gevoelige persoonsgegevens verzamelen (zoals gegevens over ras, etnische afkomst, geloofsovertuiging, criminele achtergrond, lichamelijke of geestelijke gezondheid en/of seksuele voorkeuren), is het mogelijk dat dit soort informatie wordt verwerkt. Op basis van hoe u het Cubigo-platform gebruikt - en bepaalde Cubes in het bijzonder - kan impliciete informatie over uw gezondheid, medicatie, religie en meer worden verwerkt. We willen uw aandacht vestigen op dit feit en u bewust maken van de gevoeligheid van deze gegevens. Uiteraard nemen we de nodige maatregelen om alle persoonlijke gegevens die u via het Cubigo-platform deelt, veilig te verwerken en te beschermen.

1.4.4. Bijkomende persoonsgegevens verzameld door dienstverleners

Dienstverleners die hun diensten aanbieden via Cubes op Cubigo Community kunnen – indien nodig in het kader van de dienstverlening- bijkomende persoonsgegevens verzamelen. Het betreft hier persoonsgegevens die door uzelf als gebruiker op eigen initiatief verstrekt zijn in relatie met de dienstverlener die zijn diensten aanbiedt via Cubigo.

1.5 Wijze van verzameling van gegevens

De meeste persoonsgegevens worden door u als eindgebruiker van de Cubigo Community verstrekt wanneer u zich registreert op of gebruik maakt van het Cubigo-platform rechtstreeks of via een geconnecteerde spraaktoepassing. We kunnen echter ook automatisch persoonsgegevens ontvangen van uw computersysteem. Bovendien kunnen, afhankelijk van het soort profiel en de Cubes die u gebruikt, derden zoals verzorgers, dienstverleners, familie enz. ook aanvullende persoonsgegevens over u verstrekken.

1.6 Bescherming van uw persoonlijke gegevens 

Uw wachtwoord is het eerste niveau van bescherming voor uw gebruikersaccount op het Cubigo Community platform. Daarom moet u een uniek en sterk wachtwoord gebruiken, de toegang tot uw browser en computer beperken en uitloggen na gebruik van het Cubigo-platform. 

Met ISO27001 als richtlijn hebben we diepgaande veiligheidsmaatregelen geïmplementeerd om een gepast veiligheidsniveau te garanderen in functie van de technologische evolutie, de aard, de omvang, de context en het doel van de verwerking. Daarom installeren en onderhouden we passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of ongewenste vernietiging, verlies, wijziging, toegang of enige andere ongeoorloofde verwerking.

Wij slaan uw persoonsgegevens op in een regionaal gescheiden datacenter dat wordt beheerd door een kwalitatieve partner (subverwerker) die grondig is beoordeeld en met wie Cubigo Inc een gegevensverwerkingsovereenkomst heeft gesloten. Alle persoonsgegevens worden gecodeerd met SSL-technologie (Secure Socket Layer).

Bij elke overdracht van persoonsgegevens aan een verwerker, doen we dit in overeenstemming met de voorwaarden van deze Privacyclausule en volgen we de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming om adequate waarborgen te garanderen.

1.7 Duur van het bijhouden van de gegevens

We bewaren uw persoonsgegevens zo lang als uw account actief blijft en niet langer dan nodig. Bij de vraag om uw profiel te verwijderen, worden uw gegevens definitief en onherroepelijk verwijderd van Cubigo Community. De persoonsgegevens van inactieve gebruikers kunnen geanonimiseerd gebruikt worden door Cubigo International nv voor zolang deze relevant zijn en teneinde Cubigo Community en de aangeboden diensten te evalueren en verbeteren.

1.8 Links naar websites van derden

Onze website en Cubigo Community kan links bevatten naar websites, producten en / of diensten van derden. Indien deze websites niet door Cubigo International NV worden beheerd, is op deze websites niet de privacyverklaring van Cubigo maar wel die van de desbetreffende websites van toepassing.

1.9 Kunnen kinderen Cubigo Community gebruiken?

Cubigo Community richt zich niet tot minderjarige personen. Personen die jonger dan 18 jaar zijn, dienen toestemming te vragen van een ouder of voogd aan wie ze deze privacyverklaring hebben voorgelegd. In het geval van minderjarige gebruikers blijven de ouders of wettelijke vertegenwoordigers verantwoordelijk voor de door de minderjarige gestelde handelingen.

1.10 Wijzigen van deze privacyverklaring

Overeenkomstig wijzigende regelgeving, context en behoeften is deze privacyverklaring onderhavig aan updates. De meest recente versie van de privacyverklaring is steeds toegankelijk via Cubigo Community met een tijdsaanduiding. Belangrijke wijzigingen zullen u steeds meegedeeld worden.

 

Sectie 2 : Cubigo als Verwerker (processor)

Volgens de nationale regelgeving inzake gegevensbescherming wordt de organisatie die de community beheert, aangeduid als 'Verwerkingsverantwoordelijke' : het is de natuurlijke of rechtspersoon die het doel en de middelen voor de verwerking van uw persoonsgegevens bepaalt. De Verwerkingsverantwoordelijke kan dit alleen doen of in samenwerking met andere partijen, zoals zijn verwante dienstverleners die hun diensten en producten op het Cubigo-platform aanbieden via specifieke Cubes. Dit betekent dat Cubigo deze persoonsgegevens uitsluitend volgens de instructies van de community (beheerder/operator) en/of zijn gerelateerde dienstverlener(s) verwerkt. Daarom wordt Cubigo nv als platformleverancier aangesteld als 'Verwerker' van persoonsgegevens. 

Als eindgebruiker van het Cubigo Platform (https://community.cubigo.com), wordt u geacht het Privacybeleid te hebben gelezen van de community (operator) waarmee u een contract heeft en online verbinding maakt via het Cubigo Platform. Deze organisatie opereert in de rol als Verwerkingsverantwoordelijke en is primair verantwoordelijk en aansprakelijk voor de veilige verwerking van uw persoonsgegevens volgens de lokale regelgeving.

2.1 Doeleinden voor gegevensverwerking - vanuit de rol als Verwerker

Cubigo community platform ondersteunt de community beheerders met de volgende doeleinden en verwerkt dus uw persoonsgegevens namens de operator/community om: 

• bewoners en hun familie in contact te brengen met de community en haar personeel
• om toegang te bieden tot kwaliteitsdiensten op het vlak van comfort, welzijn, vrije tijd en gezondheidszorg;
• om bewoners en hun familie te informeren over nieuws en activiteiten in de community;
• Aangevraagde diensten en reserveringen opvolgen;
• om zorgprofessionals te ondersteunen in hun werkprocessen.

Alle informatie die we verzamelen wanneer u het Cubigo-platform gebruikt, heeft betrekking op de levering van diensten binnen het ecosysteem van de operator via het Cubigo-platform en de functies ervan.

2.2. Uw rechten uitoefenen 

Deze beheerder/community is verantwoordelijk en aansprakelijk voor de veilige verwerking van uw persoonlijke gegevens volgens de lokale regelgeving. Om uw rechten als betrokkene uit te oefenen bij de community waartoe u behoort, kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming (Data Protection Officer, DPO) via de contactgegevens die vermeld staan in de privacyverklaring van de beheerder.

 

Sectie 3: Cubigo als Verwerkingsverantwoordelijke (controller)

Als platformleverancier wil Cubigo de eindgebruikers van het Cubigo Community platform een hoog niveau van prestaties en gebruikerservaring garanderen. Om deze doelstellingen te bereiken, verwerkt Cubigo bepaalde persoonsgegevens en treedt het op als verantwoordelijke voor de verwerking. Meer informatie over het doel en uw rechten vindt u in deze sectie.

3.1. Doeleinden voor gegevensverwerking - vanuit de rol als Verwerkingsverantwoordelijke (controller)

Als Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt Cubigo persoonsgegevens van zijn eindgebruikers voor de volgende specifieke doeleinden:

• Informatie en feedback die we nodig hebben zodat u het Cubigo-platform optimaal kunt gebruiken en u de best mogelijke gebruikerservaring kunt bieden;
• Informatie die we nodig hebben om de prestaties van ons platform en de gerelateerde apps te optimaliseren;
• Informatie die we in de toekomst kunnen gebruiken om nieuwe oplossingen en verbeterde ervaringen te bieden als u ervoor kiest om die informatie te delen

Op basis van de persoonlijke gegevens die we over u hebben, en om onze communicatie en zakenrelatie te optimaliseren, kunnen we uw voorkeuren en behoeften analyseren, evalueren en beoordelen om een meer op de eindgebruiker gerichte ervaring te bieden. Voor de duidelijkheid benadrukken we dat deze activiteiten kunnen worden gekwalificeerd als 'profilering'. 

We verkopen, verhandelen of dragen je persoonlijke gegevens nooit over aan derden, tenzij we je hierover vooraf informeren en je ons hiervoor expliciet toestemming geeft. Bepaalde informatie die niet kan leiden tot de identificatie van een natuurlijke persoon, zoals website-/platformstatistieken en soortgelijke gegevens, kunnen worden gedeeld met externe partijen voor marketing-, reclame- of andere doeleinden.

3.3 Relevant en redelijk

Wij verwerken uw persoonsgegevens op een eerlijke en rechtmatige manier. Dit betekent dat we uw persoonsgegevens alleen verwerken voor de legitieme doeleinden die expliciet in deze privacyerklaring worden vermeld. Bovendien zorgen we ervoor dat het type en de hoeveelheid persoonlijke gegevens die we verzamelen altijd relevant is en in redelijke verhouding staat tot de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.

3.4. Uitoefening van uw rechten

Voor de doeleinden waarvoor Cubigo als verwerkingsverantwoordelijke optreedt, kunt u uw rechten rechtstreeks bij Cubigo uitoefenen door ons een schriftelijk en ondertekend verzoek, vergezeld van een kopie van uw identiteitskaart, te sturen naar privacy@cubigo.com. Wij zullen zo snel mogelijk op uw verzoek reageren.

3.4.1.Recht van inzage

Iedereen die zijn identiteit bewijst, heeft recht op toegang tot de persoonsgegevens die we van hem of haar verwerken. Dit betekent dat u het recht hebt om ons informatie te vragen over de data die we verwerken, de doelen waarvoor we persoonsgegevens verwerken, de categorieën van persoonsgegevens waarop de verwerking betrekking heeft en de categorieën van personen aan wie we deze gegevens meedelen. Deze privacyverklaring vormt hiertoe een eerste aanzet. U heeft het recht ons te vragen om u een overzicht te bezorgen van alle persoonsgegevens die we over u bezitten en verwerken, alsook van de bron waaruit we deze verkregen en dit in een begrijpelijke vorm.

3.4.2. Recht op rechtzetting

Wanneer we persoonsgegevens verwerken, is het belangrijk dat deze gegevens correct zijn. Daarom kan u niet-correcte of onvolledige persoonsgegevens steeds verbeteren of laten wissen.

Aangezien wij fouten of onvolledigheden in uw persoonsgegevens niet zelf kunnen detecteren, rekenen we erop dat u ons informeert over eventuele onjuistheden of onvolledigheden en de nodige aanpassingen doet aan uw registratiegegevens.

3.4.3. Recht van verzet / recht “om vergeten” te worden

Elke gebruiker kan zijn recht van verzet tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen kosteloos en zonder verdere toelichting uitoefenen. De gebruiker kan zich echter niet verzetten tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van zijn contractuele verplichtingen. Cubigo zal binnen de dertig (30) dagen een bevestiging sturen van de schrapping van de persoonsgegevens.

3.4.4. Recht om toestemming in te trekken

Elke gebruiker heeft het recht om de toestemming die hij ons hebt gegeven op elk moment in te trekken. Dit heeft tot gevolg dat wij de verwerking van uw gegevens op basis van deze toestemming in de toekomst niet langer mogen voortzetten.

3.4.5. Recht op beperking van de verwerking

U heeft als gebruiker het recht om een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te vragen, voor zover de juistheid van de gegevens door u wordt betwist of de verwerking onwettig zou zijn. Maar u maakt bezwaar tegen het wissen ervan en wij de gegevens niet langer nodig hebben, maar u deze wel nodig heeft voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen of u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking op grond van artikel 21 van de GDPR.

3.4.6. Recht op verwijdering

U hebt het recht om de verwijdering van uw persoonsgegevens die door ons zijn opgeslagen te verzoeken, tenzij de verwerking noodzakelijk is voor de uitoefening van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie, om te voldoen aan een wettelijke verplichting, om redenen van algemeen belang of voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen.

 

1.11 Opheffing van deze privacyverklaring

Indien u niet (langer) akkoord gaat met de verwerking van uw persoonsgegevens zoals beschreven in deze Privacyverklaring, kunt u uw rechten als betrokkene uitoefenen (zie artikel 8). Stuur uw verzoek naar privacy@cubigo.com. De vraag tot verwijdering is onherroepelijk en kan niet teruggedraaid worden.

U kunt zich uitschrijven uit e-mails van Cubigo International NV, door onderaan de e-mail op “Uitschrijven” te klikken. Onmisbare servicegerelateerde e-mails zullen steeds verstuurd worden.