Hoe weet ik wat van mij verwacht wordt om de aanvraag tot een goed einde te brengen ?

Customer Lifecycle management =teamwork ! Elke schakel in de organisatie telt !

Alle collega’s werken samen om een geïntegreerde zorg te bieden, overeen de diensten en afdelingen. Dit betekent dat er ook voor u verantwoordelijkheden en taken zijn weggelegd, zelfs al hebt u nog geen persoonlijk contact gehad met de zorgvrager of zijn/haar contactpersoon.

De contact- en aanvraagregistratie is compleet en goed gelukt !  Dit is de belangrijkste stap om te komen tot een goede klanttevredenheid en vlotte customer journey : het capteren van alle cruciale informatie qua contactinformatie en zorgnoden. Nu kan het echte werk beginnen 😊

Scenario 1: Werkt u mee als relatiebeheerder?

Elke aanvraag krijgt een relatiebeheerder; deze medewerker zorgt de klant een gepaste oplossing krijgt op zijn/haar vraag en een excellente klantbeleving ervaart. U bent overeen de verschillende aanvragen voor deze persoon, het centrale en enige aanspreekpunt. U coördineert dat alle aanvragen goed en tijdig worden opgenomen en een geïntegreerd zorgaanbod kan voldaan worden.

Check dagelijks in de lijst van Aanvragen of u als relatiebeheerder (SPOC) bent aangeduid ? Telkens u aangeduid wordt als relatiebeheerder op een aanvraag, zal u ook een notificatie via email vanwege Cubigo ontvangen.

U kan de lijst van aanvragen filteren via de filters bovenaan: u kan hierbij gemakkelijk zoeken overheen meerdere aanbieders (residenties) door meerdere checkboxen tegelijk aan te duiden.

Of klik op de checkbox 'Enkel deze' indien u bijvoorbeeld enkel de aanvragen wil bekijken die aan het landelijk netwerk (moederbedrijf) gekoppeld zijn. Snelle aanvragen waarvoor geen voorkeur aanbieder was aangeduid, zijn hieronder terug te vinden.

De lijst bevat ook specifieke filters om de aanvragen waarin u betrokken bent, naar boven te halen en op te volgen.

Open deze aanvraag om de zorgnood te kennen en plan vervolgens taken in om een goede opvolging te verzekeren.

Bent u niet de geschikte relatiebeheerder?

Via de eerste tab ‘Prospect’ of ‘Klant’ kan u een collega aanduiden als relatiebeheerder.

Bent u gepland afwezig ?

Overloop tijdig de lopende aanvragen waarvoor u relatiebeheerder bent en wijs tijdelijk een collega aan.

Is uw collega ongepland afwezig ?

Overleg met uw team om de aanvragen die aan hem/haar zijn toegewezen, tijdelijk over te dragen aan collega’s.

U wordt verwittigd over nieuwe aanvragen waaraan u als relatiebeheerder bent gekoppeld via een meldings mail.

Scenario 2 : Werkt u mee als taakuitvoerder ?

Heeft u een specifieke operationele expertise binnen uw domein/afdeling/regio dan kan u als taakuitvoerder aangeduid worden om ervoor te zorgen dat een zorgvraag goed wordt ingevuld.

Check dagelijks in de lijst van Taken of er bepaalde taken aan u als taakuitvoerder zijn toegewezen. U kan de lijst filteren via de checkbox bovenaan  ‘Toon enkel mijn taken’ of de andere filters.

Afgewerkte en gesloten taken worden standaard niet weergegeven in deze lijst; gebruik de filters om deze op te halen.

Klik centraal op de taakregel om de detailinformatie bij deze taak te raadplegen. Pas de status van de taak via de Actieknop ‘ Selecteer’ - in functie van uw uitvoering en plan eventueel een vervolgtaak in voor uzelf of een andere collega.

Vul de informatie in de taak zo compleet mogelijk in.