Hoe weet ik wat van mij verwacht wordt om de aanvraag tot een goed einde te brengen ?

Customer Lifecycle management =teamwork ! Elke schakel in de organisatie telt !

Alle collega’s werken samen om een geïntegreerde zorg te bieden, overeen de diensten en afdelingen. Dit betekent dat er ook voor u verantwoordelijkheden en taken zijn weggelegd, zelfs al hebt u nog geen persoonlijk contact gehad met de zorgvrager of zijn/haar contactpersoon.

De contact- en aanvraagregistratie is compleet en goed gelukt !  Dit is de belangrijkste stap om te komen tot een goede klanttevredenheid en vlotte customer journey : het capteren van alle cruciale informatie qua contactinformatie en zorgnoden. Nu kan het echte werk beginnen 😊

Scenario 1: Werkt u mee als relatiebeheerder?

Elke aanvraag krijgt een relatiebeheerder; deze medewerker zorgt de klant een gepaste oplossing krijgt op zijn/haar vraag en een excellente klantbeleving ervaart. U bent overeen de verschillende aanvragen voor deze persoon, het centrale en enige aanspreekpunt. U coördineert dat alle aanvragen goed en tijdig worden opgenomen en een geïntegreerd zorgaanbod kan voldaan worden.

Check dagelijks in de lijst van Aanvragen of u als relatiebeheerder (SPOC) bent aangeduid ? U kan de lijst filteren via de checkbox bovenaan.

Open deze aanvraag om de zorgnood te kennen en plan vervolgens taken in om een goede opvolging te verzekeren.

Bent u niet de geschikte relatiebeheerder?

Via de eerste tab ‘Prospect’ of ‘Klant’ kan u een collega aanduiden als relatiebeheerder.

Bent u gepland afwezig ?

Overloop tijdig de lopende aanvragen waarvoor u relatiebeheerder bent en wijs tijdelijk een collega aan.

Is uw collega ongepland afwezig ?

Overleg met uw team om de aanvragen die aan hem/haar zijn toegewezen, tijdelijk over te dragen aan collega’s.

In de nabije toekomst zal u verwittigd worden over nieuwe aanvragen waaraan u als relatiebeheerder bent gekoppeld.

Scenario 2 : Werkt u mee als taakuitvoerder ?

Heeft u een specifieke operationele expertise binnen uw domein/afdeling/regio dan kan u als taakuitvoerder aangeduid worden om ervoor te zorgen dat een zorgvraag goed wordt ingevuld.

Check dagelijks in de lijst van Taken of er bepaalde taken aan u als taakuitvoerder zijn toegewezen. U kan de lijst filteren via de checkbox bovenaan  ‘ Toon enkel mijn taken’ of de andere filters.

Afgewerkte en gesloten taken worden standaard niet weergegeven in deze lijst; gebruik de filters om deze op te halen.

Klik centraal op de taakregel om de detailinformatie bij deze taak te raadplegen. Pas de status van de taak via de Actieknop ‘ Selecteer’ - in functie van uw uitvoering en plan eventueel een vervolgtaak in voor uzelf of een andere collega.

Vul de informatie in de taak zo compleet mogelijk in.