Hoe een vraag verwerken ?

Via uw toegang tot backoffice kan u in de dienst ' Contact' de vragen behandelen die werden gesteld door externe bezoekers.  U kan de vraag behandelen en communiceren met de aanvrager via commentaar.

Ga naar Contact| Aanvragen in het linker backoffice paneel.

Dit overzicht toont alle gestelde vragen met relevante informatie per vraag op de horizontale lijn: aanvrager, contactgegevens, details, datum, status. De lijn sluit af met een actieknop om de status van deze vraag aan te passen volgens interne verwerking.

Elke lijn vertegenwoordigt één vraag (ticket), elke status heeft zijn specifieke kleur.

Nieuw

U ziet het aantal nieuwe, onbehandelde vragen aangeduid. De blauwe verticale lijn links aan de lijn duidt op een onbehandelde, nieuwe aanvraag.

Datumzoeker

De datumzoeker filters op de dag waarop de vraag werd ingediend (initieel) .

Verwerking

Klik ergens op de horizontale lijn van een specifieke vraag: het detailticket (met nummer) opent.

Via het commentaar (rechts) kan u heen-en weer met de aanvrager communiceren omtrent deze vraag/suggestie/klacht. Dit is 1 op 1 communicatie tussen de aanvrager en de dienst. Uw collega's kunnen deze historiek meevolgen.

Om de status van een aanvraag te wijzigen, klikt u op de 'Verander' knop bovenaan het ticket en brengt u het ticket naar de gewenste status. U kan ook de actieknop rechts achteraan op de ticketlijn gebruiken om daar het ticket naar de gewenste status te brengen. De aanvrager kan deze status meevolgen via het overzicht van Aanvragen in de Contact cube.

De inhoud van de originele aanvraag/suggestie kan niet gewijzigd worden.

Download en/of export

Naast de datumzoeker vindt u de 'Exporteer' knop. Via deze weg kan u een lijst opmaken in het overzicht (adhv filters) en deze exporteren naar een pdf file.