Hoe uw bezoekkalender aanpassen voor de feestdagen ?

Zoals u weet wordt het bezoekschema voor een bezoeklocatie wekelijks herhaald. Voor de feestdagen kan u vanaf nu uitzonderingen in de bezoekkalender definiëren, die rekening houdt met beperkte bezoekmogelijkheden, gewijzigde personeelsbezetting, aangepaste bezoekuren enzovoort.

Stap 1: Kies de bezoeklocatie waarvoor u een aanpassing wenst door te voeren voor de feestdagen

Via Instellingen/Locaties kiest u het bezoekschema dat u wenst aan te passen voor de feestdagen

Stap 2: Maak een nieuw bezoekschema aan, met een startdatum in de toekomst

Klik op [Nieuw schema aanmaken] om voor deze bezoeklocatie een aangepast schema klaar te zetten. U kan nu een aangepast bezoekschema definiëren voor deze locatie, met andere bezoekuren, een andere bezoekduur (interval) enz.

Cubigo stelt u automatisch de datum voor waarop dit nieuwe, aangepaste bezoekschema ingaat.

Dit is de ten vroegste op de eerstvolgende dag na het aflopen van het huidig bezoekschema ( bijv. 2 weken vooruit) of op de eerstvolgende dag na de laatste bezoekafspraak die reeds geboekt is in het huidige bezoekschema.

Opgelet: u kan niet zelf kiezen op welke dag dit nieuwe schema ingaat

Klik op [Volgende] om de bezoekaantallen (capaciteit) per bezoekslot voor dit nieuwe schema in te stellen. Deze bezoekcapaciteit zal opnieuw op weekbasis herhaald worden, vanaf de aanvang van het nieuwe bezoekschema.  Bewaar deze nieuwe instelling.

Als laatste stap in deze instellingen, toont Cubigo nu het overzicht van de opeenvolgende bezoekschema’s, met de specifieke start- en einddatum. Het toekomstige bezoekschema is nog niet ‘open voor bezoek’ maar wel al gepland. Dit komt beschikbaar voor de bezoekers vanaf de startdatum. 

Stap 3: Definieer de uitzonderingen in de bezoekkalender voor de feestdagen

Selecteer vervolgens het nieuwe, toekomstige bezoekschema uit het overzicht ( Instellingen/Locaties) om de uitzonderingen voor bepaalde feestdagen te definiëren.

Ga via de tab ‘Uitzonderingen’ naar de kalender voor de komende weken en selecteer de datum waarvoor u een uitzondering wenst in te geven.

U kan nu de bezoekcapaciteit (= aantal bezoekers) voor de bezoekslots op die specifieke dagen aanpassen. Indien u ‘nul’ (cijfer 0) ingeeft als capaciteit, wordt deze bezoekmogelijkheid niet getoond aan de bezoekers.

Stap 4: Stel het ‘normale’ bezoekschema in voor de periode na de feestdagen

Kies het huidige ‘open’ bezoekschema (actief voor de feestdagen) om een aangepaste, gewijzigde versie aan te maken die ingaat na de feestdagen.

U kan dit normale schema instellen vanaf de dag waarop dat het nieuwe schema voor de feestdagen ingaat (open voor bezoek).

U kan nu terug het normale bezoekschema definiëren voor deze locatie, met de normale bezoekuren en bezoekcapaciteit. Dit normale bezoekschema zal ingaan ten vroegste op de eerstvolgende dag na het aflopen van het bezoekschema voor de feestdagen ( bijv. 2 weken vooruit).

Stap 5: Check of de residenten toegewezen zijn aan het juiste bezoekschema

Via Instellingen/Toewijzing kan u controleren of de residenten zijn toegewezen aan de juiste bezoeklocatie.

Indien u dit wenst te wijzigen, zet een vinkje voor de naam van de resident en klik via Selecteer (rechts) op ‘Locaties toewijzen’. Op deze manier kan u een extra bezoeklocatie toevoegen of verwijderen (gebruik hiervoor het kruisje) voor een resident.

Opgelet: Een nieuw bezoekschema voor de feestdagen verandert de bezoeklocatie niet.