Hoe een lijst van factureerbare items klaarmaken voor export ?

In Gebruiker management worden op residentniveau alle factureerbare items 'cross-over' alle diensten verzameld in de tab Facturatie.
Ga naar Gebruiker management in de backoffice (linkerpaneel) om het tabblad 'Facturatie' te bekijken. In dit overzicht worden alle factureerbare items per gebruiker, overheen alle services, weergegeven.
Voor elke gebruiker vermelden we 1 regel met de som van alle geëxporteerde factureerbare items, en 1 regel met de som van alle niet-geëxporteerde factureerbare items, indien die er zijn. Standaard wordt alleen de regel voor de geëxporteerde items getoond in dit overzicht. Vink het vakje 'reeds geëxporteerde records mee exporteren' bovenaan de lijst aan als u alle items in de lijst wilt bekijken.

Gebruik de filter bovenaan deze grid om uw resultaat te wijzigen:
- datepicker: stel de periode in voor de factureerbare items, standaard is deze ingesteld op de eerste en de laatste dag van de vorige maand;
- Onbetaald/betaald: er is een ander exportbestandsformaat voor betaalde vs. onbetaalde items;
- rol: selecteer rollen waarvoor u factureerbare items wilt exporteren, alle resident rollen zijn standaard geselecteerd.
- naam resident : zoek een specifieke gebruiker (op naam of apartementnummer) om factureerbare items te exporteren voor 1 gebruiker.
- diensten: selecteer een of meerdere diensten, als er geen diensten zijn geselecteerd, worden de items voor alle diensten geëxporteerd.
- Ook de "geëxporteerde records" : zodra een definitieve export is gemaakt van factureerbare items, krijgen deze items een geëxporteerde status en worden ze standaard niet meer getoond in het overzicht en niet meer opgenomen in de volgende export. ( Om te vermijden dat u een bepaald factureerbaar item dubbel klaarzet in de export voor facturatie). Selecteer deze optie indien u wel de reeds geëxporteerde items wenst op te nemen in de export.
- export dropdown: de export dropdown biedt een definitieve en een draft .csv export. De draft export heeft geen invloed op de exportstatus van factureerbare artikelen, niet-uitgevoerde artikelen krijgen alleen de definitieve status 'geëxporteerd' bij het genereren van het definitieve csv-bestand. Op basis van het draft csv bestand kan u de facturatie voorbereiden en eventueel bepaalde items nog weghalen.

De huidig beschikbare exportformaten zijn Yardi-importeerbare formaten. Het bestand met de betaalde artikelen (journaal opbrengsten) bevat de items die met een kaart of contant zijn betaald aan de kassa. Alle andere factureerbare items worden als onbetaalde artikelen geëxporteerd naar het kostenexportbestand.
Het journaal kostenbestand bevat zowel een Yardi-residentcode als een residentiecode. Beide codes worden opgeslagen in Cubigo; resident code in het resident profiel, property code in de backend community configuratie.
Voorbeeld exportbestand (te importeren voor Yardi):

In dit exportbestand worden de factureerbare items gesplitst, inclusief resident code, residentie, service, tr

We voegen uitgebreide logica toe aan de maaltijd services om automatisch items in een bepaalde volgorde als factureerbaar te markeren. 

We introduceren een kostencode op maaltijditem niveau en kunnen op kostencode niveau per rol, per take out of eat in, en per maaltijdslot definiëren, of een item factureerbaar is of niet. We voorzien ook de logica om de eerste x bestelde exemplaren van een item te markeren met een factureerbare kostencode als zijnde niet factureerbaar.

Zo wordt bijvoorbeeld de code 'Alcohol voor bewoners' voor de eetgelegenheid als factureerbaar gemarkeerd, met uitzondering van de eerste bestelling van een glas wijn met de kostencode 'Alcohol'.

De externe ID (zoals de Yardi-ID die nodig is om de bewoner te identificeren aan Yardi) wordt opgeslagen in het accountgedeelte van het Cubigo-profiel.

Aanpassing van exportbestanden voor facturatie via andere software-pakketten (andere dan Yardi) is mogelijk. Dit vraagt maatwerk. Neem hiervoor contact met uw account manager bij Cubigo.