Comment veiller au suivi correct d’une demande ?

L’enregistrement de la demande est-il complet et réussi ? C’est la principale étape pour satisfaire le client et lui offrir un parcours client impeccable : capter toutes les informations cruciales sur les coordonnées et les besoins de soins. Le véritable travail peut maintenant commencer.

Contrôle 1 : la demande a-t-elle un SPOC ?

Consultez la demande sur la liste et contrôlez dans la colonne si elle est attribuée à un SPOC.

Dans le cas contraire, attribuez encore un SPOC, qui pourra suivre si ce client bénéficie de bons services dans l’ensemble de votre organisation.

Comment ?

Ouvrez la demande en cliquant quelque part sur la ligne de demande. Ensuite, accédez aux informations de profil du client/contact pour attribuer un SPOC via l’icône de crayon.

Le SPOC suit la personne dans l’ensemble de votre organisation : une modification apportée par le SPOC est appliquée partout au niveau du profil à l’ensemble des demandes.

Contrôle 2 : une première tâche a-t-elle été créée pour mener à bien cette demande ?

 Consultez la demande sur la liste, puis contrôlez dans la colonne si une ou plusieurs tâches ont déjà été créées pour suivre correctement cette demande.

Dans le cas contraire, créez encore la première tâche et attribuez-la au collègue expert pour ce type de demande.

Contrairement au SPOC, cette personne est responsable de la bonne exécution de la demande ; il/elle ne devient ainsi pas la personne de contact ou le SPOC.

Comment ?

Cliquez sur la ligne de demande et naviguez vers l’onglet ‘Tâches’, où vous créez la première tâche pour cette demande via ‘Ajouter la tâche’.

Ensuite, remplissez tous les champs obligatoires pour cette tâche, attribuez la tâche à un exécutant de tâches (un expert pour ce type de service/produit), puis saisissez une date d’expiration pour exécuter cette tâche.

Saisissez des informations supplémentaires via le champ de note ou l’annexe. Votre collègue exécutant de tâches a accès aux informations détaillées de la tâche, ainsi qu’aux informations détaillées de la demande. Il/elle peut également consulter qui lui a préparé cette tâche. Cependant, essayez de fournir dès le début toutes les informations utiles et cruciales.